Der Check-in: Erfolgsfaktor effektiver OKR Systeme

OKRs

Ein regelmäßiges Check-in Meeting ist der effektivste Erfolgsfaktor eines jeden OKR Prozesses. Das Check-in ist ein kurzes Meeting, das dazu dient, über Fortschritt und neue Erkenntnisse zu sprechen und aufzudecken, wo gegenseitige Unterstützung notwendig und sinnvoll ist. Es stellt kontinuierliches Feedback und Lernen, die Aktualität der Daten und ein hohes Level an Beteiligung und Verantwortungsbewusstsein in Team sicher.

Warum Check-ins?

Schnelle Check-in Gespräche sollten regelmäßig geführt werden um, einen kontinuierlichen Rhythmus zu entwickeln in dem Feedback gegeben und der Fortschritt Deines Teams verfolgt wird. Sie helfen nicht nur dabei, Einblicke und Erkenntnisse zu teilen. Sondern steigern auch Engagement und betonen Verantwortlichkeiten in einem Arbeitsumfeld, das von Autonomie und dezentralisierten Entscheidungsprozessen geprägt ist.

Da Projekte und Aufgaben im Hinblick auf ihren Beitrag zu aktuellen Zielen diskutiert werden, helfen Check-ins auch Selbstorganisation zu lernen und eine strategisch sinnvoller Arbeitsplanung zu unterstützen. Dies hilft dabei, eine klare Orientierung am Kunden- und Geschäftswert für alle geplanten Aufgaben sicherzustellen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es bei Check-ins nicht darum geht, zusätzliche Meetings zu schaffen. Vielmehr geht es darum, bestehende Meeting effizienter, daten-getriebener und ergebnisorientierter zu machen. Dies geschieht, indem der Fokus auf wichtige Prioritäten und Wertbeiträge gerichtet wird und alle Beteiligten bereits durch eine kurze Vorbereitung wissen, worüber gesprochen werden muss. Die meisten Organisation integrieren ihre OKR Check-ins daher wöchentlich oder zweiwöchentlich in bestehende Meetings.

Zum Check-in

In jedem Check-in diskutiert das Team die jüngsten Erfolge, Erkenntnisse sowie Hindernisse und wie diese in Angriff zu nehmen sind. Aufgaben und Prioritäten für die nächste(n) Woche(n) werden geplant. Die Workpath Plattform unterstützt Check-ins als ganzheitliche Lösung, um Daten von allen Teilnehmern zu sammeln. So kann ein schneller Überblick darüber gewonnen werden, was zu diskutieren ist und was nicht. So kann sichergestellt werden, dass Check-Ins gut vorbereitet, alle Daten aktuell und alle Teilnehmer vorbereitet sind. Dies kann Nutzern bis zu 50% ihrer Zeit in diesem Meeting-Format sparen.

Strukturiere Deinen Check-in

Um Deinen Check-in Beitrag kurz, konsumierbar und konstruktiv zu halten, versuche sie immer gut vorzubereiten und sinnvoll zu strukturieren:

  • Skizziere deinen OKR Fortschritt und den daraus resultierenden Erfolg.
  • Diskutiere dann (potenzielle) Hindernisse mit deinen Teammitgliedern und
  • stelle abschließend Erwartungen, nächste Schritte sowie geplante Aktionen klar.

Falls Du neue Abhängigkeiten von Teammitgliedern entdeckt hast oder Unterstützung von diesen benötigst, spreche sie direkt an und lege fest wie ihr weiter zusammenarbeiten solltet.

Templates mit den richtigen Fragen können helfen, Check-ins besser zu strukturieren. Mögliche Fragen sind beispielsweise:

  • An was hast Du diese Woche gearbeitet?,
  • Was sind Deine Pläne und Prioritäten für die kommende Woche? und
  • Was hast Du diese Woche gelernt? Gibt es Hindernisse, bei denen das Team Dir helfen kann?

Hierbei gibt es gewiss kein Patentrezept order eine Einheitslösung. Als Team solltet Ihr selbst herausfinden, welche Art von Agenda und Fragestellungen zu eurer Organisation passt und eure Check-Ins am effektivsten unterstützt. Wichtig ist allgemein, dass Ihr eine Atmosphäre schafft, in der auch Probleme geteilt werden können und ein ergebnisorientierter und vertrauensvoller Austausch stattfindet.

OKR Check-in Template

Check-in Template Beispiel

Vorbereitung

Reflektiere vor jedem Check-in, was Du dort teilen und was du erreichen möchtest. Versuche darüber nachzudenken, wie Du Aufgaben, Prioritäten und Hindernisse präzise zusammenfassen kannst, sodass Teammitglieder nicht nur Lob und Kritik, sondern auch konstruktive Vorschläge für Verbesserungen oder Problemlösungen bereitstellen können. Dies wird auch dabei helfen, Meetings effizient und in einem angemessenen, relativ kurzen Zeitrahmen durchzuführen. Wenn Ihr euch dabei an eine konstante und einheitliche Struktur haltet, werdet Ihr auch in der Vorbereitung und Durchführung eurer Meetings immer schneller.

Gewünschtes Ergebnis

Erfolgreiche Check-ins helfen, eure Aufgaben und Initiativen mit strategischen Zielen zu verknüpfen. Somit können Fokus, Klarheit und der Sinn und Zweck eurer Arbeit herausgestellt werden. Dies hilft nicht nur dabei, das Commitment und die Motivation der Kollegen im Bezug auf gegebene Aufgaben zu stärken. Check-ins helfen des Weiteren dabei, Updates und Fortschritte an einem einheitlichen Ort zu dokumentieren, um Leistung, Engagement und Fokus kontinuierlich zu steuern und zu stärken. Zudem stellen sie Erwartungen klar, beseitigen Redundanzen und Ineffizienzen in der Planung und schaffen einen regelmäßigen Fluss aus konstruktivem Feedback.

Häufige Fehler

Oft werden Check-ins mit zu vielen Details überladen, in dem zum Beispiel sämtliche Aufgaben einzeln und ausführlich wiedergeben werden. Stattdessen sollte man die Möglichkeit nutzen, ergebnisorientiert zu kommunizieren und Gespräche zu führen, die in der Entwicklung und beim Erreichen von aktuellen Zielen helfen. Entsprechend sollten seit dem letzten Check-In erledigte Aufgaben eher sinnvoll zusammengefasst werden. Zudem sollte die Check-in- Vorbereitung  die Möglichkeit für jeden Einzelnen bieten, seine eigenen OKRs zu tracken und so für eine hohe Datenqualität sorgen.

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