Einblicke in die Einführung von OKRs bei Hackerbay

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Hackerbay besteht aus einem Netzwerk an Entwicklern und Programmierern, die für die Ideen und Wünsche ihrer Kunden Programme und IT-Lösungen in kürzester Zeit entwerfen. Dabei haben sie ein Verfahren (der Hack Effect) entwickelt, das es ihnen ermöglicht, schneller als andere Mitbewerber erste Kundenwünsche professionell und automatisiert zu visualisieren. Das Workpath Magazin sprach mit Tobias Jost, Mitgründer und CSO von Hackerbay, über die Einführung von Objectives und Key Results (OKRs) im Unternehmen.

Wie bist du auf OKRs aufmerksam geworden? Was war dein erster Eindruck?

Jeder, den wir im Silicon Valley nach Managementmethoden gefragt haben, empfahl uns „OKRs“. Wir waren 4 Gründer, die sich blind vertrauten, aber mit einer wachsenden Zahl an Mitarbeitern war es zunehmend herausfordernd, diese zu führen und zu koordinieren. Bereits in der ersten Woche, in der wir mit OKRs arbeiteten, wurde gefühlt mehr erreicht als in Monaten zuvor.

Warum wolltet ihr OKRs einführen? Welche Probleme in der Organisation sollten dadurch beseitigt werden?

Bei uns sind alle Mitarbeiter kreative Hacker, die extrem viel Output in kurzer Zeit liefern können, allerdings damals in unterschiedlichste Richtungen liefen. Durch die OKRs konnten wir ihre Energie bündeln und in eine Richtung mit einer gemeinsamen Vision lenken.

In welchem strategischen Kontext stehen OKRs bei euch?

Die Vision und Mission stehen über allem. Daraus haben wir die Jahresziele abgeleitet und aus diesen die Objectives des ersten OKR Zyklus festgelegt. Bereits beim Einstellungsgespräch wird nun überprüft, ob sich jemand für unsere Vision interessiert und entsprechend mithelfen will, diese zu erreichen.

Welchen Nutzen von OKRs siehst du für dein Unternehmen und deine Mitarbeiter?

Da man eine Richtung und nicht jeden einzelnen Schritt vorgibt, wird die Eigeninitiative der Mitarbeiter gefördert. Zudem hilft die OKR Planung über 4 Monate, da man vorher tageweise oder höchstens wochenweise geplant hat und es entsprechend jeden Tag sprunghafte und oft frustrierende Veränderungen gab. Gerade wenn es mal nicht so gut läuft, erinnert man sich an die Vision und Mission und weiß wieder, warum man eigentlich das an sich Unmögliche angefangen hat.

Wo lag die größte Herausforderung bei der Einführung von OKRs? Konntet ihr dabei alle Mitarbeiter überzeugen oder gab es anfängliche Bedenken?

Die größte Herausforderung lag darin, die Vision zu finden und mit der strategischen Nutzung der OKRs abzustimmen. Das hat etwa 2 Wochen gedauert, aber dann konnten alle weiteren Schritte daraus abgeleitet werden. Unser bestbezahlter Mitarbeiter hat an dem Tag, an dem wir die OKRs eingeführt haben, sofort gekündigt. Sonst haben alle an einem Strang gezogen und das Chaos in der Firma wurde deutlich reduziert.

OKR, Tobias Jost

Tobias Jost, Mitgründer und CSO von Hackerbay

Welche Schritte werden in Eurem OKR Zyklus durchlaufen?

Wir haben folgende Schritte:

1. Jahresziele: Aus der Vision und Mission leitet man die Jahresziele ab, die als gesetzt gelten. Es sollten 2-3 Ziele sein, die nach ihrer Setzung nicht verhandelbar sind.

2. OKR Planning: Beim OKR Planning überlegt sich das Management die OKRs der jeweiligen Departments. Diese werden anschließend mit ihnen abgestimmt.

3. Erstellung der OKR List: Die OKR List ist die verbindliche Liste aller OKRs für den jeweiligen Zyklus.

4. OKR Review: Wir gehen einmal die Woche die OKRs der jeweiligen Departments durch und sehen, wie weit diese erreicht wurden. Es ist eine offene Diskussion und keine Bewertung der Leistung.

5. Retrospektive: Die Retrospektive findet in den letzten Wochen eines Zyklus statt. Man geht offen durch, welche Ziele und Key Results wie weit erreicht wurden, welche OKRs für den nächsten Zyklus sinnvoll sind und wie sie geändert werden könnten.

6. Erreichte Ziele: Am Ende des Zyklus erhält man die endgültige Wertung der jeweiligen OKRs. 70% Zielerreichung wird angestrebt, da das Ziel sonst nicht ambitioniert genug formuliert worden ist. Selbst wenn jemand nur 30% oder 40% erreicht, erhält man Daten, die der Firma in den nächsten Zyklen helfen.

In welcher Form spiegeln sich OKRs in der alltäglichen Arbeit wider?

Bei jeder Entscheidung muss man sich die Frage stellen, ob es den OKRs, der Mission und letztendlich der Vision hilft. Deshalb gibt es jeden Freitag ein OKR Meeting für die jeweilige Abteilung, in dem sachlich besprochen wird, ob wir dem Ziel näherkommen.

Arbeitet Hackerbay mit Stretch Goals, also Zielen, die bewusst so ambitioniert formuliert sind, dass sie kaum erreichbar sind?

Ja, mindestens 70% Zielerreichung werden bei allen OKRs angestrebt. Teilweise erlebt man aber auch Überraschungen, wenn bewusst ambitionierte Key Results sogar übertroffen werden.

Arbeiten Sie mit persönlichen OKRs?

Ja, zum Teil. Es kommt auf das Department an, ob es sich lohnt, die Ziele zu unterteilen.

Sind an die Zielerreichung von OKRs Boni und Anreizsysteme geknüpft?

Bis jetzt nicht, da wir im ersten Zyklus sind und zu wenig historische Daten besitzen, um zu wissen, welche OKRs den finanziellen Erfolg der Firma unterstützen. An sich bin ich sogar gegen Incentivierungsmaßnahmen, da das Tolle an OKRs ist, die intrinsische Motivation der Mitarbeiter zu fördern.

Welche Ratschläge würden Sie einem Unternehmen geben, das OKRs einführen möchte?

Man muss mit der Vision anfangen und durch alle Bereiche durchziehen. Wenn die Vision schwammig ist oder nicht gelebt wird, wird man nie zu erfolgreichen OKRs kommen. Zusätzlich darf man OKRs nicht mit KPIs verwechseln. Wir haben bereits mit vielen in Deutschland gesprochen, die OKRs mit KPIs gleichgesetzt haben und den Unterschied nicht kennen. KPIs und Management by Objectives (MBO) sind veraltet und in einer sich schnell ändernden und agilen Welt zu langsam.

Was ist die beste Erfahrung, die du durch die Einführung mit OKRs erlebt hast?

Es ist das Gefühl, dass wir in die richtige Richtung gehen und es ein gemeinsames Verständnis gibt, wofür das Unternehmen steht. So haben wir deutlich weniger Chaos und mehr Struktur in unsere Organisation gebracht.
Weitere Infos über den OKR Prozess bei Hackerbay finden Sie auf der Website des Unternehmens.

 

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