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Eine Kurzanleitung für erfolgreiches Feedback: Best Practices, Beispiele und eine Checkliste

Feedback

Wurdest du in letzter Zeit einmal gefragt einem Deiner Kollegen oder Mitarbeiter Feedback zu geben? Bist Du vielleicht sogar Teil eines 360 Grad Feedback Prozesses in Deinem Unternehmen? Wenn dem so ist, kennst Du sicherlich das Gefühl schleichenden Unbehagens alles richtig machen zu müssen, um Dich mit niemanden schlecht zu stellen. Die meisten Mitarbeiter, die gefragt werden Feedback zu geben, wollen ehrliches und konstruktives Feedback geben. Feedback, das den Empfängern hilft, sich zu verbessern und zu entwickeln. Und trotzdem fühlen sich viele unwohl dabei genau das zu tun, da sie Angst haben der Beziehung mit den Kollegen oder Mitarbeitern zu schaden. Oft besteht die Sorge, dass ihr Feedback anderen ein schlechtes Gefühl gibt, es missverstanden oder nicht gut aufgenommen wird.

Dies führt häufig dazu, dass wenig umfassendes und schlimmer, oftmals ineffizientes Feedback entsteht. Sein eigentliches Feedback zurückzuhalten, um andere vermeintlich davor zu schützen sich schlecht zu fühlen, kann in vielen Fällen zu schwerwiegenderen Konsequenzen führen als die Wahrheit auszusprechen. Kollegen werden weiterhin die gleichen Fehler machen, Wut und Frustration wird sich aufbauen und Entwicklung wird eher behindert als unterstützt werden. In einer solchen Feedbackkultur kann es sogar dazu kommen, dass Unternehmen ihre “besten Leute” verlieren, da ihnen nicht geholfen wird herauszufinden, wie sie sich verbessern können. Um zu verhindern, dass dies geschieht und um die Entwicklung Deiner Kollegen und Mitarbeiter mit einer funktionierenden Feedback Kultur zu unterstützen, haben wir Dir die wichtigsten Best Practices, Beispiele und eine Checkliste für erfolgreiches Feedback zusammengestellt.

Best Practices für erfolgreiches Feedback

1. Setze gute Vorsätze voraus und glaube an sie

Feedback-Geber wie auch Empfänger sollten daran glauben, dass alle Beteiligten mit guten Absichten am Prozess teilnehmen. Dies gilt auch für Manager und bedeutet, dass niemand sich Gedanken machen sollte, dass ihr Feedback einen negativen Einfluss auf ihre Kollegen haben wird. Wenn Feedback analysiert wird, suchen Führungskräfte nach Mustern. Das bedeutet, dass Dein Feedback nur ein Teil des gesamten Puzzles sein wird, wenn die Stärken und Schwächen des Feedback-Empfängers untersucht werden. In den meisten Fällen spielt die Meinung anderer Kollegen wie auch Manager, die Selbstbewertung des Mitarbeiters sowie ihre Arbeitsleistung eine ebenso wichtige Rolle. Zudem arbeiten Führungskräfte in der Regel daran, die Leistung ihrer Mitarbeiter voranzutreiben und nicht etwa daran, Schwachstellen zur Schau zu stellen.

Um rüber zu bringen, dass du an die guten Vorsätze aller Teilnehmer des Feedback-Prozesses glaubst, konzentriere Dich darauf, nur für Dich zu sprechen. Formulierungen wie “Viele Mitarbeiter haben über [x] gesprochen.” oder “Ich bin nicht der einzige, der so denkt.” werden weniger das Gefühl guter Absichten, sondern eher einer gemeinsamen Verschwörung erwecken. Daher sollten sie nie verwendet werden!

2. Finde die richtigen Rahmenbedingungen

Auch, wenn Du ein Feedback-Profi bist, wird das Durchführen der Feedback Session innerhalb der falschen Rahmenbedingungen deren Effektivität im Bruchteil einer Sekunde null und nichtig machen. Achte daher darauf, dass Feedback in einer “sicheren Umgebung” stattfindet, in welcher Unbeteiligte exkludiert werden. Während es in Ordnung sein kann, positives Feedback mit einer größeren Gruppe zu teilen, sollte negatives Feedback immer im privaten Rahmen gegeben werden. In der Regel sind 1-on-1s oder Performance Review Sessions ein adäquater Rahmen, um Feedback zu geben.

Zudem spielen die Mittel, über welche Feedback gegeben wird, eine wichtige Rolle. Das Verwenden von E-Mails oder ähnlichen Kommunikationsmittels, um andere zu Feedback Sessions einzuladen, können eine gute Idee sein. In den meisten Fällen sollte die eigentliche Feedback Session jedoch als persönliches Gespräch durchgeführt werden. Dies wird dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden, Klarstellung zu fördern und dem Feedback-Empfänger erlauben, Anschlussfragen zu stellen.  

Abschließend sollte Feedback mit einer angemessenen Frequenz gegeben werden. Liegt das gefeedbackte Verhalten ein halbes Jahr oder sogar noch länger zurück, ist es nicht unwahrscheinlich, dass Details vergessen wurden oder die Situation gar nicht mehr relevant ist. Daher sollte darauf geachtet werden, zeitnahes Feedback zu geben, welches dem Empfängern erlaubt, wirklich reaktionsfähig zu bleiben. Das heißt jedoch nicht, dass Feedback Treffen um jeden Preis in winzige, noch freie Zeiträume gepresst werden sollten. Denke daran, dass eine sorgfältige Feedback Session Zeit braucht und nicht unter zu großem Zeitdruck durchgeführt werden sollte.

3. Fokussiere Dich und mache Deine Kernpunkte deutlich

Ob Lob oder Kritik, jeder kann nur eine bestimmte Menge an Informationen verarbeiten. Deshalb solltest Du versuchen, Dich auf Deine wichtigsten Kernpunkte zu konzentrieren, wenn Du Feedback gibst. Sich auf drei Aspekte für die positive wie auch die negative Seite zu konzentrieren, ist in der Regel eine gute Idee. Das Feedback in kleine Häppchen aufzuteilen, wird Dir dabei helfen Dein Lob und Deine Kritik weniger überwältigend wirken zu lassen. Auf diese Art und Weise wird es Dein Feedback Empfänger einfacher haben, effektive mit und an Deinem Feedback zu arbeiten.

4. Sei ehrlich und direkt

Auch, wenn Du die Absicht hast, den Empfänger Deines Feedbacks zu schützen, tust Du ihm in der Regel keine Gefallen damit, schwammige Formulierungen zu finden, Fakten zu verschleiern und ausweichende Antworten zu geben. Solch ein Feedback wird es den Empfängern schwer machen, wirklich zu verstehen, welche Verhalten sie verändern und wie sie sich verbessern können. Die Wahrheit geradeheraus auszusprechen macht es in der Regel einfacher und unkomplizierter für den Empfänger, zu verstehen, wie er oder sie besser an seinem/ihrem Wachstum und ihrer Entwicklung arbeiten kann. Um die Voraussetzungen für solch ein ehrliches, direktes und erfolgreiches Feedback zu schaffen, kann es sinnvoll sein, so unmissverständlich wie möglich in das Gespräch einzusteigen. Wie beispielsweise mit

“Ich werde Dir jetzt mein Feedback geben.” oder

“Bist Du offen und bereit meine Meinung und mein Coaching hierzu zu hören?”

Auf der anderen Seite solltest du Aussagen vermeiden, welche um den heißen Brei herumreden. Z.B.:

“Wie Du [x] machst ist wirklich gut, allerdings…”

5. Gib Beispiele und sei spezifisch

Was Deinen Kollegen wirklich helfen wird, wenn du ihnen Feedback gibst, ist spezifische Beispiele anzuführen, welche Deine Kernpunkte veranschaulichen. Verständnis dafür zu erzeugen, was zu Deinem Feedback geführt hat, wird Dein Feedback objektiver und verständlicher machen. Sei klar und spezifisch und versuche zu beschreiben, wie ihr Verhalten Dich und andere beeinflusst hat. Das wird die Wichtigkeit des Gesagten unterstreichen. Zu erklären, welche Konsequenzen ein nicht ändern ihres Handelns für Dich, andere und sie selbst haben wird, ist eine weitere Option, um die Bedeutsamkeit und Relevanz deines Feedbacks aufzuzeigen.

“Als Du letzte Woche vergessen hast, die E-Mail zu [x] zu unserem Kunden [x], konnte Anna ihre Pitch präsentation nicht vorbereiten …”

Beispielsweise wird dem Feedback Empfänger sehr viel deutlicher machen, was zu ändern hat, als

“Du bist sehr nachlässig mit der Pünktlichkeit Deiner Kommunikation.”

6. Mach es zu einem Dialog

Dein Feedback-Gespräch zu einem Dialog statt einem Monolog zu machen, wird Dir dabei helfen, die Dynamik gegenseitigen Respekt und Macht sicherzustellen. Versuche von Zeit zu Zeit Pausen einzulegen, um dem Feedback Empfänger zu erlauben, Klarstellung anzufragen oder Anmerkungen hinzuzufügen. Versuche auch, aktiv zuzuhören, um zu sehen, ob ihr tatsächlich vom Gleichen redet. Das Hin-und-Her im Gespräch wird den Feedback-Prozess nicht nur respektvoller machen, sondern auch dabei helfen, die andere Partei besser zu engagieren. Dies wird letztendlich zu einer effektiveren und ertragreicheren Konversation führen.

Du kannst Beispielsweise Formulierungen wie die folgenden verwenden:

“Ich verstehe, dass Du Schwierigkeiten hattest. Kannst Du mir erklären, was passiert ist?” oder

“Kannst Du mir das entsprechende Gespräch beschreiben?” oder

“Was hat hat [x] verursacht? War es etwas, was Dir schon einmal aufgefallen ist?”

7. Konzentriere Dich auf Entwicklungsmöglichkeiten

Auch, wenn Du konstruktives Feedback geben möchtest, welches Lob wie auch Kritik enthält, solltest Du darauf achten, Dich nicht ausschließlich auf negative Aspekte zu konzentrieren. Denke daran, dass auch, wenn die Dinge gut laufen, positives Feedback zur Effizienzsteigerung von Verhalten und Prozessen führen kann. Zudem kann es eine solide Grundlage kreieren, welche sich in schwereren Zeiten als essentiell erweisen kann. Positives Feedback wird Feedback Empfängern demonstrieren, welche Verhalten sie fortführen oder vielleicht sogar verstärken sollten. Versuche daher, die richtige Balance zwischen den positiven Aspekten und den Verhalten zu finden, welche angepasst werden müssen. Wenn Du zu Deinen Kritikpunkten übergehst, solltest Du umsetzbare Vorschläge dafür machen, wie die Empfänger sich tatsächlich verbessern oder verändern können, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Beispiele (Start, Lob, Kritik, Klarstellung, Abschluss)

Wir kennen es alle. Manchmal, weiß man genau, was man sagen möchte. Jedoch fallen einem die richtigen Worte einfach nicht ein. Deshalb haben wir Dir ein paar hilfreiche Beispielformulierungen für Deinen Feedback-Prozess und erfolgreiches Feedback zusammengefasst.

Start

“Ich würde Dir gerne Feedback geben. Ist jetzt ein guter Zeitpunkt?”

“Ich will Dir gerne dabei helfen, das Ziel zu erreichen, über das wir kürzlich gesprochen haben. Hast Du Zeit, Dich mit mir darüber zu unterhalten?’’

“Können wir über [x] reden? Was Du deiner Meinung nach funktioniert hat und was nicht?”

“Was sind Deine Gedanken zu [x]? Gibt es etwas, wozu Du gerne meine Meinung oder meinen Rat hören möchtest?”

Lob

“Du hast einen klasse Job gemacht mit [x]. Es hat gezeigt, dass [y].”

“Ich sehe, Du hast einen positiven Einfluss auf [x].”

“Ich wertschätze wirklich Dein [x] und was Du zu [x] beiträgst.”

“Mir gefällt [x] sehr gut. Mach weiter damit!”

Kritik

“Ich habe festgestellt, dass Du diesen Monat mehrfach [x]. Das kann sehr störend/unangenehm für mich sein. Gibt es etwas, dass es schwierig macht für Dich, [x] zu tun?“

“Ich habe festgestellt, dass Du diese Deadline verpasst hast. Ist etwas passiert? Wie können wir daran arbeiten?”

“Ich bin mir nicht sicher, was du bezüglich [x] getan hast. Mein Vorschlag wäre, es es wie folgt anzugehen…”

“Ich glaube, Du kannst Dich hinsichtlich [x] verbessern. Meiner Meinung nach könntest Du [y] tun…”

Klarstellung

“Was sind Deine Gedanken dazu, wie ich mich hinsichtlich [x] verbessern könnte?”

“Wäre es Deiner Meinung nach besser [x] anstatt [y] zu machen?”

“Können wir [x] in mehr Detail besprechen? Ich will sicherstellen, dass wir vom Gleichen reden.”

“Wie sollte [x] aussehen? Ich will sicherstellen, dass ich die Erwartungen für [y] verstehe.”

“Für mich wirkt es, als ob Du willst, dass ich [x] mache, aber ich dachte bis jetzt, dass es um [y] geht. Ist das richtig?”

Abschluss

‘’Würdest Du gerne [x] angehen?’’

“Danke, dass Du mit mir über [x] gesprochen hast, dass Du so offen bist und bereit dazu, Dich zu verbessern.’’

“Ich freue mich immer zu hören, was bei Dir funktioniert und was nicht. Lass mich wissen, falls Du irgendwelche Schwierigkeiten mit dem Besprochenen hast.”

“Danke, dass Du Dir Zeit genommen hast, mir zuzuhören und dafür meine Gedanken und Meinung anzuerkennen. Ich freue mich darauf zu sehen, wie Du noch besser in/bei [x] wirst.”

Checkliste für erfolgreiches Feedback

Nach so viel Information zu erfolgreichem Feedback, haben wir eine kurze Checkliste für Dich. Das sollte Dir dabei helfen, nicht den Überblick zu verlieren und die wichtigsten Punkte im Kopf zu behalten.

  1. Intention: Denke daran, warum Du Feedback geben möchtest.
  2. Rahmenbedingungen: Wird Deine Feedback Session in einer “sicheren Umgebung” durchgeführt?
  3. Fokus: Machst Du deine Kernpunkte und größten Bedenken klar?
  4. Ehrlichkeit: Spiegeln Deine Worte wider, was Du tatsächlich denkst?
  5. Beispiele: Bist Du spezifisch genug, sodass der Empfänger Dich wirklich verstehen und das Gesagte nachvollziehen kann?
  6. Dialog: Erlaubst Du dem Empfänger Anmerkungen zu machen und nach Klarstellung zu fragen?
  7. Entwicklung: Gibst DU Feedback auf eine Art und Weise, die es dem Empfänger erlaubt zu wachsen und sich zu entwickeln?
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