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Objectives und Key Results (OKRs)

OKRsZielmanagement

Objectives und Key Results, oft auch nur mit der Abkürzung OKRs betitelt, sind derzeit in aller Munde. Als ganzheitlicher, ergebnisorientierter Ansatz des Ziel- und Mitarbeitermangements ist das Framework 2017 auch im deutschen Mittelstand und in großen Konzernen angekommen. Manche Führungskraft mag bereits mit den Augen rollen, weil das Buzzword OKRs wie ein weiterer Management-Hype erscheint, der bald wieder verklingen wird. Allerdings stecken hinter der OKR Methode viele zeitlose Regeln des Zielmanagements.

Auch wenn sich bereits eine Vielzahl an Artikeln zu diesem Thema finden lässt, gibt es doch wenig Auseinandersetzung damit, was Zielmanagement mit OKRs für die Arbeits- und Managementkultur in deutschen Unternehmen bedeutet. Bevor jedoch auf nationale Besonderheiten und eine dementsprechend angepasste Interpretation von OKRs eingegangen wird, zunächst ein kurzer Überblick über die OKR Methode und das OKR System.

Für einen schnellen Überblick können Sie auch diese Präsentation auf Slideshare ansehen.

OKR Objective Key Result

Was sind Objectives und Key Results (OKRs) – eine kurze OKR Definition

OKRs können als eine ganzheitliche Methode zum Managen von Zielen und Leistung auf allen organisatorischen Ebenen eines Unternehmens definiert werden.

Führende Organisationen erzielen damit nicht nur schnelles Wachstum und Prozessoptimierungen. Gerade in großen Unternehmen dient das Framework auch als Katalysator für Innovation, Mitarbeiterentwicklung, und Kulturwandel. OKRs verbinden Strategien mit Ergebnissen, wobei sie sowohl die Kreativität als auch die Freiheit von Mitarbeitern und Teams bei der Erreichung von Vereinbarungen bewusst fördern.

Darüber hinaus machen sie Ihre Planung messbarer und helfen dabei, Ressourcen im laufenden Prozess zu sparen. Die Einführung dieser für viele Mitarbeiter neuen Methode erfordert Vertrauen und Geduld ist aber ein entscheidender Schritt, in der Wirtschaft von morgen, um als innovatives Unternehmen und attraktiver Arbeitgeber zu bestehen. Ein strukturierter OKR Prozess kann die Einführung der OKR Methode deutlich erleichtern.

Objective Key Result OKR Übersicht Definition

Arbeiten mit OKRs

Zu jedem Objective gehört ein Set von 2-5 Key Results. So wird nicht nur ein richtungsweisendes Ziel (Objective), vorgegeben sondern auch, wie dessen Erreichung (anhand der Key Results) messbar gemacht.

Die erfolgreichsten mit dem OKR Framework arbeitenden Unternehmen definieren regelmäßig OKRs für jede organisatorische Ebene: für das Unternehmen, für jedes Team und für einzelne Mitarbeiter. Um diszipliniertes Planen und fokussiertes Arbeiten zu fördern, sollte die Zahl der Objectives auf maximal 4-5 pro Ebene und die Zahl der Key Results auf maximal 4-5 pro Objective begrenzt werden. Entscheidend für die erfolgreiche Nutzung von OKRs ist die Einbindung aller Teams und Individuen bei der Zielsetzung des Unternehmens. Nur so wird ein Commitment der Mitarbeiter gewährleistet..

In der Regel ist die Definition von Objectives von überschaubarem Aufwand. Das Festlegen der zugehörigen Key Results gestaltet sich allerdings meist anspruchsvoller. Es ist beispielsweise einfach, das Ziel zu setzen, die eigene Markenpräsenz zu erhöhen. Wie dieses Ziel genau messbar gemacht werden kann, ist jedoch ein Prozess, der Zeit und Wiederholung erfordert. Dieser iterative Prozess beleuchtet dabei auch häufig neu, welche Metriken für ein Geschäft überhaupt entscheidend sind, wo bisher Unklarheiten in der Zielsetzung waren und welche Formen der Messung zielführend sein können.

OKR Beispiel

  • Objective
    • Erfolgreiche Einführung der dritten Generation unseres Kernprodukts
  • Key Results
    • Erreichung von 10.000 Vorbestellungen
    • Publizierte Produktvorstellungen auf 10 Medienplattformen
    • Rücksendequote von weniger als 10%
    • Verkauf von 20% der Produkte durch Empfehlungen

Welche Herausforderungen lassen sich mit OKRs meistern?

Bei folgenden, typischen Herausforderungen in Unternehmen können OKRs helfen:

  1. Das Team und seine Mitarbeiter wissen nicht, mit welcher Strategie und an welchen Zielen das Unternehmen arbeitet und was von Ihnen erwartet wird, um diese zu erreichen.
  2. Sie können nicht sagen, ob Ihre Direct Reports genau die Aktivitäten fokussieren, die das Unternehmen am besten voranbringen.
  3. Sie haben das Gefühl, dass Unternehmen ist bezüglich Ihrer Ziele und Vorhaben nicht auf einer Linie und insbesondere zwischen den Teams fehlt die Koordination und Abstimmung.
  4. Ihr bestehendes Performance Management System hilft Ihnen nicht dabei, Ihre Arbeit effizient im Sinne der Unternehmensziele zu gestalten.
  5. Sie können nicht sehen, wie Ihr Arbeitsbeitrag dabei hilft, Unternehmensziele zu erreichen und welchen Sinn Ihre Arbeit in der Organisation hat.
  6. Sie haben keine ausreichende Übersicht, woran “diese Leute in Team X” gerade tatsächlich arbeiten.
  7. Ihr Beitrag bei der Arbeit ist nicht messbar und wird daher auch nicht anerkannt.

Hintergrund und Entstehungsgeschichte von OKRs

Natürlich ist Zielmanagement keine neue Erfindung: tatsächlich bestehen ähnliche Frameworks schon seit mehr als 60 Jahren. Objectives und Key Results, wie viele sie heute begreifen, vereinen dabei die Vorteile von Ansätzen aus mehreren Jahrzehnten, während sie Einfachheit und eine Verankerung im Arbeitsalltag in den Vordergrund stellen. Sie bauen auf die neuesten Erkenntnisse aus Organisationspsychologie und Management auf und richten sich an den Bedürfnissen der digitalen Wirtschaft aus. Dabei brechen OKRs Silodenken auf und bieten Führungskräften und Mitarbeitern gleichermaßen Vorteile.

Eine der ersten wegbereitenden Ansätze ist die von Peter Drucker in den 50er Jahren entwickelte Methodologie “Management by Objectives” (MbO). Sie erfuhr große Resonanz und wurde später von Andrew Grove, dem damaligen CEO von Intel, aufgegriffen. In seinem Klassiker der Managementliteratur, “High Output Management”, beschreibt Grove sein Verständnis von MbO und spricht erstmal von Objectives and Key Results, so gesehen als Ergänzung und Weiterentwicklung. Über die Jahre wurde dieses Framework immer weiter für die Bedürfnisse der Unternehmen im Silicon Valley und auch zunehmend darüber hinaus entwickelt.

Vorteile OKRs MBO Objective Key Results

Durchbruch des OKR Frameworks mit Google

John Doerr, eine weitere Silicon Valley Legende, lernte das OKR Framework bei Intel kennen und brachte OKRs dann zu Google. Dort erlebten OKRs endgültig ihren Durchbruch und gelten als einer der Grundsteine für Googles rasantes Wachstum von 40 Mitarbeiter zu einem der wertvollsten Unternehmen der Welt. Ausgehend von Google verbreitete sich die OKR Methode dann über immer mehr Firmen der digitalen Industrie, wie zum Beispiel auch LinkedIn und Twitter. Ab 2014 erreichte es schließlich auch größere Unternehmen in Europa wie Zalando und einige Zeit später auch BMW, Daimler sowie weitere Dax Konzerne.

Sie sehen also: OKRs als Schlagwort mögen momentan einen Hype darstellen. Die zugrunde liegende Philosophie jedoch ist eine lange weiterentwickelte und bewährte Methode digitaler Vorreiter. Wie auch immer Sie also vorhaben, Ihre Ziele und Performance in Zukunft zu managen (vielleicht verwenden sie für OKRs zum Beispiel eine andere Terminologie), es lohnt sich, mehr darüber zu erfahren.

Warum erleben OKRs gerade jetzt diese Nachfrage?

Ein Großteil der etablierten Unternehmen hat Probleme damit, Ihre Mitarbeiter bei voller Zufriedenheit und Motivation zu beschäftigen. Aktuelle Studien zeigen, dass mehr als 70% der Angestellten nicht von Ihrer Arbeit erfüllt sind und keinen vollen Einsatz bringen. Nur 13% sind tatsächlich positiv gestimmt und begeistert im Bezug auf Ihre Aufgaben und Ziele.

Gleichzeitig zeigen Unternehmen, die modernes Zielmanagement einsetzen, dass sie 3x wahrscheinlicher unter den erfolgreichsten Unternehmen Ihrer Branche sind.

Die digitale Transformation erhöht dabei Druck und Bewusstsein zusätzlich. Digital geborene Unternehmen begreifen Ihre Mitarbeiter als Ihre wichtigste Ressource und erreichen durch OKRs und digitales Organisationsdesign ein Vielfaches an Wachstum, Innovationskraft, und Mitarbeitermotivation.

Etablierte Unternehmen stecken dabei zu oft noch in stark hierarchischen Prozessen, in welchen Arbeit diktiert und überwacht wird. Das gewährleistete im industriellen Zeitalter Effizienz, ist heute nur noch selten förderlich.

Um aufzuschließen und den notwendigen Kulturwandel zu vollziehen, werden OKRs daher heute von immer mehr etablierten Unternehmen als eine der Schlüsselmaßnahmen der digitalen Transformation gesehen.

Auch die motivations- und organisationspsychologischen Perspektive spricht für OKRs. Laut Roman Rackwitz, Geschäftsführer von Engaginglab und einer der führenden Engagement-Experten in Europa, wünschen sich Mitarbeiter vor allem eine  bessere Formulierung von Erwartungen, mehr Klarheit im Bezug auf Ziele und Strategien, sowie eine größere Sichtbarkeit Ihres Beitrags zu größeren, gemeinsamen Zielen. Alles Punkte, die sich durch Objectives und Key Results realisieren lassen.

Die Vorteile

Fokus und Disziplin: Die wichtigsten Ziele werden herausgearbeitet und klar für jeden kommuniziert. Dabei werden Indikatoren eingeführt, die den Fortschritt der Zielerreichung sichtbar und messbar machen.

Abstimmung und Koordination (Alignment): Eine Abstimmung aller Teams und Individuen zu Beginn des Quartals sorgt für einen sinnvollen Einsatz von Ressourcen und steigert die Effizienz.

Motivation und Mitarbeitereinsatz: Jeder im Team sieht und weiß, wie an gemeinsamen Zielen gearbeitet wird. Jedes Individuum kann angemessen bei der Planung von Zielen mit einbezogen werden, was Motivation und Einsatz zusätzlich stärkt.

Sinnvolle Transparenz: OKRs machen Erfolge sichtbar und ermöglichen so die Anerkennung von Erfolgen. Außerdem ist es einfacher, aus bisheriger Leistung zu lernen und sich weiterzuentwickeln, wenn Ziele und Fortschritt klar dokumentiert wurden. Auf sinnvolle Grenzen der Transparenz soll anschließend eingegangen werden.

Grundregeln und Best Practices

Unser Team bei Workpath arbeitet mit den führenden Experten und Organisationen, deren Erfolg auf OKRs basiert. Folgende Tipps und Erfolgsfaktoren haben wir dabei gesammelt:

OKRs implementieren

  1. Bestimmen Sie einen internen OKR Master, der den Prozess moderiert und langfristig verantwortet. Im besten Fall ist dies eine unabhängige Person, die nicht unmittelbar Teil der höchsten Führungsebene ist.
  2. Planen Sie ausreichend Zeit bei der Implementierung ein und erlauben Sie den Mitarbeitern, sich an den Prozess zu gewöhnen. Besonders die Definition guter Key Results bedarf etwas Übung. Dieses anfängliche Investment wird sich im Laufe der Zeit auszahlen.
  3. Fordern Sie Priorisierung: Maximal 4-5 OKRs pro Organisationsebene und 5-6 Key Results pro Objective machen Sinn für ein zielgerichtetes Arbeiten.
  4. Objectives sollten richtungsweisend, ambitioniert und an einen Zeitplan gebunden sein. Achten Sie vor allem auf eine abgestimmte Ausrichtung und Koordination der Objectives untereinander.
  5. Jedes Key Result muss klar, quantitativ und messbar sein, mit einem oder mehreren Verantwortlichen.
  6. Key Results sind dabei weder Tasks noch KPIs: sie können eine bestimmte KPI als Ergebnis anpeilen. Im Laufe des Quartals sollte man das Key Result aber als Ziel und nicht als zu optimierende Kennzahl betrachten. Aus Key Results leiten sich Aufgaben ab.
  7. Key Results sollten den Kriterien von S.M.A.R.T. Goals entsprechen.

OKRs richtig in den Arbeitsalltag integrieren

  1. OKRs sollten ein fester Bestandteil Ihrer wöchentlichen Routine werden. Fortschritt sollte im besten Fall mehrmals wöchentlich upgedatet und OKRs in den wöchentlichen Besprechungen aufgegriffen werden.
  2. Der Buy-In und die Unterstützung des Führungsteams sind unerlässlich für eine erfolgreiche Einführung und Betreuung von Zielmanagement mit OKRs. Das bedeutet auch, erfolgreiches Kommunizieren und Arbeiten mit OKRs öffentlich anzuerkennen und zu betonen.
  3. Beziehen Sie auch Ihr regelmäßiges Feedback (im besten Fall mehrmals wöchentlich) für Mitarbeiter auf OKRs. Jährliche Bewertungs- und Feedbackgespräche sind stark von der tatsächlichen Arbeit entkoppelt, rücken Zielsetzungen in den Hintergrund und verhindern eine konstante Mitarbeiterentwicklung.
  4. OKRs sollten transparent und mit anderen Zielen verknüpft sein, gerade auf Team- und Organisationsebene. Es hat sich gezeigt, dass Ziele besonders wahrscheinlich erreicht werden, wenn über Teamgrenzen hinweg Verknüpfungen und Verantwortlichkeit bestehen.
  5. Seien Sie flexibel, wenn sich Situationen ändern. In Absprache mit dem jeweiligen Teamleiter kann es angemessen sein, OKRs auch während des Quartals anzupassen.
  6. Diskutieren und reflektieren Sie retrospektiv über OKRs. Lernen Sie aus Ihrer Performance. Aber machen Sie auf keinen Fall Boni oder andere Incentives direkt vom Erreichen der OKRs abhängig. Mehr dazu im nächsten Absatz.
  7. Gerade größeren Unternehmen ist deshalb zu empfehlen, interne Verantwortliche durch ein Coaching vorzubereiten und unter Umständen sogar mit einem Beratungsunternehmen zusammenzuarbeiten. Wir arbeiten mit den führenden Experten zusammen und geben Ihnen gerne Empfehlungen. Zögern Sie deshalb nicht, uns anzusprechen.

 Was Sie vermeiden sollten

Zwar sollte man Ziele so setzen, dass Teams sich an Unternehmenszielen und Mitarbeiter an Team- wie auch Unternehmenszielen orientieren. Jedoch sollte man eine Balance von Top-Down und Bottom-Up Zielsetzung finden, sodass Ziele nicht ausschließlich von oben nach unten kaskadiert und somit delegiert werden.

Geben Sie den OKR Prozess nicht zu sehr aus den Händen. Zwar sollten man darauf achten, alle Mitarbeiter zu involvieren und mit ihren Zielvorstellungen zu integrieren. Jedoch muss auch klar sein, dass am Ende das Management überprüft, Tipps zur Anpassung gibt und OKRs final bestätigt. Nur so kann man optimale Abstimmung, Qualität und Realisierbarkeit bei der Zielsetzung erreichen.

Machen Sie Anreize und Boni auf keinen Fall von der OKR Performance Ihrer Mitarbeiter abhängig. Dies führt dazu, dass Ziele nicht mehr ambitioniert gesteckt werden und neue, kreative Ansätze und Lösungswege möglicherweise bestraft werden. Für Innovation ist eine Kultur des Scheiterns (oder der nicht vollständigen Zielerreichung) unerlässlich.

OKRs in Deutschland

Als eine im angelsächsischen Raum entstandene Methode sind OKRs teilweise an unsere lokalen Regeln und Einstellungen im Bezug auf Datenschutz, Motivation und Transparenz anzupassen.

Zwar wollen Sie im Unternehmen transparent machen, wer an welchen Zielen arbeitet. So haben Sie einen besseren Überblick und mögliche Synergien werden für jeden schneller sichtbar. Einige Experten empfehlen jedoch, den jeweiligen Fortschritt von Individuen und gegebenenfalls auch Teams, nur dem notwendigen Kreis der dafür verantwortlichen Personen zugänglich zu machen. Auf diese Weise kann das System in der Regel auch von Betriebsräten und Datenschützern mitgetragen werden.

Abhängig vom Durchschnittsalter Ihres Teams und der Reife Ihres Unternehmens ist auch davon abzuraten, mit kaum schaffbaren Zielen (sogenannten “Stretch Goals”) zu arbeiten. Solche Ziele sind bewusst so formuliert, dass sie kaum erreichbar sind. In unserer Arbeitswelt kann dies zu Verunsicherung und Demotivation unter den Mitarbeitern führen. Die Art und Weise, wie wir gesellschaftlich mit Ambitionen, Zielsetzung und auch öffentlichem Scheitern umgehen, unterscheidet sich hier klar von den USA und anderen Ländern. Deshalb empfehlen viele erfahrene Anwender auch, OKRs zwar retrospektiv zu auszuwerten. Nicht jedoch im Sinne einer Mitarbeiterbewertung sondern um einen Lernprozess im Kontext der OKRs zu etablieren. Geben Sie Zielen und Ihren Verantwortlichen keine Noten. Dokumentieren Sie vielmehr Ihre Erfahrungen daraus und lernen Sie, wo Sie Mitarbeiter zukünftig besser unterstützen sollten.

Fazit

“If you want to teach people a new way of thinking, don’t bother trying to teach them. Instead, give them a tool, the use of which will lead to new ways of thinking.” ― R. Buckminster Fuller

In einer digitalen Wirtschaft ist zielbasiertes Management für die Arbeitswelt der Zukunft unerlässlich. Im Rahmen der Automatisierung, einem steigenden Innovationsdruck und immer flexibleren Arbeitsmodellen kann die OKR Methode dabei für ein neues Maß an Fokus, Motivation, Verantwortlichkeit und Abstimmung sorgen. Erfolgreiches Zielmanagement ist jedoch nur der Anfang. Führende Unternehmen stehen für einen möglichst ganzheitlichen Ansatz, bei dem intelligentes Zielmanagement dabei hilft, sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette zu optimieren.

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