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OKRs Verstehen und Meistern – Eckpunkte für eine nachhaltig erfolgreiche Einführung

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Häufig scheitert die Einführung neuer Management-Frameworks an falschen Annahmen und Erwartungen. Oder der Hoffnung, dass das Framework wichtige Entscheidungen und Denkprozesse abnehmen könne. Immer wieder wird diskutiert welche Faktoren es nun sind, die agile Frameworks, wie OKRs, erfolgreich machen. Sind es überhaupt die Methoden selbst, die den Erfolg der Unternehmen herbeiführen?

Einige häufige Argumente innerhalb dieses Kontextes wurden zuletzt in einem Gastbeitrag von Agile Coach Stefan Willuda aufgegriffen. In diesem Artikel möchten wir die aufgegriffenen Punkte näher beleuchten und Antworten auf die Fragen zur Ursache und Wirkung von OKRs liefern. Willuda argumentiert vor allem, dass eine bloße Kopie des Management-Frameworks, welches bei namhaften Unternehmen ein Erfolgstreiber zu sein scheint, eine korrekte Ermittlung der hintergründigen Grundvoraussetzungen vernachlässige und damit keine Reproduktion derselben Ergebnisse garantieren könne.

Wie können Unternehmen also vorgehen, um eine erfolgreiche OKR-Einführung zu gewährleisten?

Ursache und Wirkung von OKRs

Ein einfaches Kopieren wird sicher nicht funktionieren. Den Fokus jedoch auf die korrekte Ermittlung der hintergründigen Unternehmensmerkmalen und Prinzipien von erfolgreichen OKR-Anwendern zu richten, scheint ebenso limitiert. So ist die spezifische Kultur eines Unternehmens oft weder direkt ersichtlich noch imitierbar. Und selbst explizite Informationen, Bücher oder Artikel, können die bestehenden Grundvoraussetzungen, die das Funktionieren eines Frameworks ermöglichen, vermutlich nicht ganzheitlich abbilden. Der Vorteil von OKR ist jedoch, dass es es sich um ein modulares Tool handelt, welches sich flexibel auf die individuelle Organisationsstruktur anpassen lässt.

Daher sollten Organisationen den Fokus vielmehr nach innen richten: eigene Prozesse und notwendige Voraussetzungen analysieren und mit den Rahmenbedingungen des OKR-Frameworks abgleichen. Die Einführung eines Frameworks allein genügt selbstverständlich noch nicht für einen garantierten Erfolg. Jedoch gibt es einen ersten Anstoß für Weiterentwicklung – der bei richtiger Umsetzung (Anpassung auf das eigene Unternehmen) zu langfristigem Erfolg beitragen kann. Gerade bei OKRs liegt der Fokus auf einer langfristigen und kontinuierlichen Weiterentwicklung, da es nicht nur Prozessempfehlungen bietet, sondern auch eine neue, reflektierende und evaluierende Denkweise fördert.

Das OKR-Framework ist so gestaltet, dass es durch seine Nutzung Entwicklungspotentiale aufzeigt, die wiederum zur regelmäßigen Auseinandersetzung mit bestehenden Prinzipien und Grundannahmen der Organisation führt. Ein Austausch über Best Practices mit bereits bestehenden OKR-Anwendern kann dabei als ergänzende Maßnahme dienen. Dazu eignen sich beispielsweise Austauschformate wie die OKR Online Community, Veranstaltungen wie das OKR Forum oder Literaturquellen.   

Klare Kommunikation

Die ehrliche, individuelle Analyse der eigenen Organisation führt zu Klarheit über den Ist-Zustand und bildet die Basis für den nächsten Schritt. Eine ganzheitliche und klare Kommunikation während der OKR-Einführung. Dabei sind zwei wesentliche Punkte zu berücksichtigen:

  • Unternehmensausrichtung: Sinn und Zweck für die Implementierung des neues Frameworks sollten zuvor klar definiert und mit den Unternehmenszielen abgestimmt werden.
  • Erwartungsmanagement: die ganzheitliche Kommunikation nach innen ist eine wichtige Komponente, um eine funktionale Basis für die Einführung des neuen Systems zu schaffen.

Klarheit ist notwendig, um Ressourcen bei der OKR-Einführung nicht zu verschwenden. Sofern der konkrete Zweck und die Einsatzbereiche klar definiert sind, können die Mitarbeiter als auch Führungskräfte an den richtigen Stellen ansetzen, um OKRs zu implementieren. Ressourcen können außerdem verschwendet werden, wenn die Mitarbeiter sich der Veränderung gegenüber verschließen.

Daher sollte man den Mitarbeitern des Unternehmens der Sinn und Zweck eines neuen Ziel- und Managementsystems aufgezeigen. Vor allem bei OKRs handelt es sich um ein Tool, das Mehrwert auf beiden Seiten (Führende und Geführte) schaffen soll. Und nicht zur Kontrolle von Leistung sondern zur erhöhten Transparenz der Unternehmensziele beitragen soll. So erkennen die Mitarbeiter den Mehrwert ihrer Arbeit für die gesamte Organisation und bringen entsprechendes Commitment für ihre Aufgaben auf.

Gleichzeitig zahlt die klare Ausrichtung auf das erforderliche Erwartungsmanagement ein. Es ist von hoher Relevanz die Mitarbeiter angemessen auf den Implementierungsprozess vorzubereiten. Dieser kann sich bis zu einem Jahr hinziehen (abhängig von Unternehmensgröße und der Offenheit für Veränderung) und erfordert demnach Geduld und Ausdauer. Ebenfalls kann es während der Implementierung verstärkt zu Anpassungsbedarf (z.B. bezüglich Wording, individuelle Gegebenheiten) kommen, der zu Beginn eines Mehraufwands bedarf. Dies sind Faktoren, die innerhalb der Organisation vorab klare Kommunikation bedürfen. So kann man Enttäuschungen und dadurch entstehenden Verweigerungshaltungen präventiv entgegen zu wirken. Eine entsprechende Fehlerkultur (Fehler dürfen passieren und sollten genutzt werden) kann hier eine hilfreiche Stütze darstellen. Es gilt daher, mögliche Herausforderungen zu identifizieren und anschließend zu kommunizieren.

Framework und Kultur aufeinander abstimmen

Oft wird argumentiert, dass ein Scheitern der Einführung von neuen Management-Frameworks die Folge einer mangelnden Passung zwischen Unternehmensidentität und System ist. Z.B. widerspricht die erforderliche intensive Bottom-Up Partizipation bei OKRs häufig einer vorherrschenden Top-Down Kultur in Unternehmen. Mit der Kultur steht und fällt die Einführung und Wirkung eines jeden neuen Systems. Jede Veränderung, die durch externe Methoden intern vorgenommen wird, erfordert auch eine interne Anpassung an kulturelle Gegebenheiten. OKRs sind in diesem Zusammenhang nicht nur als Standardprozess, sondern als Transformationswerkzeug zu verstehen. Es gibt Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand, um die geforderten kulturellen Anpassungen (Transparenz, Intention, teamübergreifende Kommunikation) zu verstehen und vorzunehmen. Gleichzeitig ist die Einführung dieser Methodik aufgrund seines modularen Aufbaus leichter umzusetzen als es zunächst erscheinen mag. So müssen OKRs zunächst weder bis auf individuelle Mitarbeiterziele heruntergebrochen werden, noch ist ein unternehmensweiter Roll-Out von Nöten.

Die langfristig erfolgreiche Arbeit mit OKRs bedarf einer Veränderung der Kultur – diese Veränderung wird durch die OKR-Einführung als Werkzeug jedoch auch zusätzlich gefördert und möglich gemacht.

Ein Framework allein wird nicht genügen, um Kultur zu verändern. Sofern jedoch Offenheit für Veränderung besteht, sind OKRs vielmehr als Beginn der Kulturveränderung zu sehen. Es ist wichtig OKRs daher nicht nur als Framework sondern als agile Philosophie wahrzunehmen, die nützliche Techniken für neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit sowie eine neue Perspektive mit sich bringt. Zum Beispiel:

  • Mitarbeiter werden eingebunden bei der Setzung von Teamzielen und erhalten dadurch Autonomie und Partizipation bei ihren eigenen Tätigkeiten
  • Verstärkte Transparenz von Zielen lässt den Mehrwert und Sinn der eigenen Tätigkeit erkennen. Das führt zu gesteigerter Motivation (“Teil des Ganzen”)
  • Bottom-Up vs. Top-Down: Mitarbeiter sind bei der Steuerung mitbeteiligt und können durch Feedback bei der Setzung von Zielen mitwirken
  • Fehlerkultur als Folge von Transparenz und regelmäßigem Austausch – gibt Raum für Weiterentwicklung und Mut eigenständig zu arbeiten

Fazit

Die Kenntnis über die zugrunde liegende Denkweise von OKRs und der Wille diese zu übernehmen sind Grundvoraussetzungen, um ein Framework Teil der Kulturveränderung werden zu lassen. Es ist daher sinnvoll sich über die Grundannahmen eines Management-Frameworks bewusst zu sein (s. Willuda), um es als Anstoß für eine Veränderung innerhalb der Organisation zu nutzen. Neben diesen Grundannahmen stellt die Berücksichtigung der hier genannten Faktoren eine nützliche Unterstützung für die erfolgreiche Implementierung von OKRs dar. Die Frage ist daher nicht wer oder was das Framework erfolgreich gemacht hat, sondern wie es sich erfolgversprechend anwenden lässt. Die genannten Faktoren können als erste Guideline für diesen Einsatz dienen.

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