Der Weg zur Digitalisierung – Wie OKRs den Wandel unterstützen

Es gibt kaum ein Unternehmen, das noch nicht mit dem allgegenwärtigen Thema Digitalisierung konfrontiert wurde. Vom Einzelunternehmen bis zum Konzern, vom Personalmanagement bis hin zu komplexen Industrieanlagen – jegliche Menschen und Prozesse schreien förmlich nach der Digitalisierung. Jedoch kommen im Zuge dieser Änderungen auch einige Herausforderungen auf Organisationen zu. Es benötigt Hilfsmittel, um den Prozess, von analogen hin zu digitalen Prozessen, so schnell, angenehm und erfolgreich wie möglich zu gestalten. Objectives und Key Results können eines dieser Hilfsmittel sein. 

Wir erklären dir in diesem Artikel, was die Herausforderung des Change Management bei der Digitalisierung sind, und wie OKRs dabei helfen können. 

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Der Begriff “Digitalisierung” bezeichnet im Grunde die Transformation von analogen Medien, wie Printartikel, Filmbänder oder Fotografien, zu digitalen Signalen für Computer, Smartphones usw. Darüber hinaus beschreibt das Wort “Digitalisierung” die Nutzung solch digitaler Daten zur Veränderung aufwendiger, maschineller Prozesse hin zu schnellen digitalen Lösungen. 

Digitalisierung ist die große Veränderung des 21. Jahrhunderts. Von der Art, wie die Menschen einkaufen, wie sie miteinander kommunizieren bis hin zu den verschiedensten Unterhaltungsmedien oder Arbeitsweisen – die Digitalisierung schreitet unaufhaltbar voran. Daher ist es auch keine Entscheidung für oder gegen, sondern nur wann jeder einzelne Mensch sich dem Wandel anschließen möchte oder nicht. 

Besonders Unternehmen sind dahin gehend gefordert. 

Herausforderungen der Digitalisierung

Aufgrund der digitalen Veränderungen im Berufsleben stehen Führungskräfte in Unternehmen vor völlig neuen Herausforderungen. 

Zum einen rücken die Kundinnen und Kunden immer stärker in den Vordergrund. Durch soziale Netzwerke, Influencer, Product Reviews und vielem Weiteren setzen sich die Menschen mit Produkten und Dienstleistungen auseinander, lange bevor sie sich mit den Unternehmen respektive Anbietern beschäftigen. In Bezug dessen ist es für Unternehmen wichtig, mit den Kundinnen und Kunden frühzeitig in Kontakt zu treten, um deren Bedürfnisse und Wünsche kennenzulernen und die eigenen Dienstleistungen und Produkte darauf auszurichten. 

Ferner verändert sich auch der Arbeitsmarkt. Mitarbeitende haben dank der Digitalisierung mehr Möglichkeiten bei der Gestaltung ihres Arbeitsplatzes sowie ihres Arbeitstages. Hinzu kommt, dass junge, gut ausgebildete Fachkräfte ein grundlegendes Verständnis für digitale Tools, Medien und Netzwerke haben und dementsprechend beliebt bei Arbeitgebenden sind. Der ohnehin chronische Fachkräftemangel in Verbindung mit der Beliebtheit von digital aufgewachsenen jungen Nachwuchskräften haben den Arbeitsmarkt zu einem Bewerbermarkt entwickelt, indem Unternehmen um die besten Mitarbeitenden buhlen. Diesen Wettbewerb gewinnen nur diejenigen, die sich entsprechend digital aufstellen und attraktiv auf die Bewerberinnen und Bewerber wirken.

Etwa in Bezug auf den Arbeitsalltag. Hier legen Arbeitnehmende immer mehr Wert darauf, selbstständig entscheiden zu dürfen, wie diesen gestalten. Diesbezüglich hat das Technologieunternehmen Jabra einen weltweiten Report veröffentlicht, der beschreibt, dass 57 Prozent der Mitarbeitenden ein hybrides Arbeitsmodell wählen und 28 Prozent komplett remote arbeiten würden, wenn sie vollständig darüber entscheiden dürften. Hierfür muss das jeweilige Unternehmen jedoch digital aufgestellt sein – Laptops, Headsets, Webcams, digitale Konferenzsysteme und vieles mehr sind essenziell, um Teammitgliedern dies zu ermöglichen.  

Voraussetzungen für einen erfolgreichen Change Prozess

Klar ist, dass ein solcher Veränderungsprozess nicht von heute auf morgen gelingt und viel mehr benötigt als eine beliebig verantwortliche Person und ein paar Memos mit Handlungsempfehlungen aus der Chefetage. Ein grundlegendes Verständnis für die heutige gesellschaftliche und ökonomische Situation und die damit einhergehende Wichtigkeit des Change-Managements ist essenziell. Im vergangenen Jahrhundert kauften die Menschen noch Produkte. Heutzutage kaufen sie Erlebnisse, individuell zugeschnittene Dienstleistungen, Werte und vieles anderes, das weit über das klassische Produkt hinausgeht. Daher ist es so wichtig, seine Kundinnen und Kunden zu verstehen und das eigene Unternehmen dahin gehend anzupassen. 

Die Unternehmensführung spielt dabei eine zentrale Rolle. Nur durch die Unterstützung vom Top-Management kann und wird das angestrebte Ziel erreicht. Dementsprechend ist die Freigabe der zeitlichen wie finanziellen Ressourcen die erste Herausforderung, die sich Change-Manager stellen müssen – egal, ob bezüglich der Digitalisierung oder eines anderen Themas.  

Ist das Führungspersonal überzeugt, steht die nächste Herausforderung schon bereit – die Mitarbeitenden. Es spielt keine Rolle, welche Position einzelne Mitarbeitende haben oder in welcher Branche das Unternehmen tätig ist.
Neue Arbeitsabläufe und Prozesse verändern den beruflichen Alltag enorm. Es muss sichergestellt werden, dass Mitarbeitende diese Veränderung verstehen und ihnen die Chance gegeben werden, diese auch aktiv mitzugestalten. Direkt zu Beginn sollte daher kommuniziert werden, warum die Veränderungen notwendig sind. So können die Mitarbeitenden direkt abgeholt und aktiv eingebunden werden, die Vorteile der Neuausrichtung in den Mittelpunkt zu stellen. Aber auch, dass die Veränderungen zu Beginn nicht leicht sein werden.

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Klar definierte Ziele sowie die Wege dorthin sind essenziell für ein erfolgreiches Change-Management. Genau an dieser Stelle bringen sich die OKRs ein. Die Objectives bilden dabei die Werteversprechen an interne und externe Kunden. Die Key Results bilden die Messung, ob das jeweilige Werteversprechen eingehalten wurde oder nicht. 

Ein großer Vorteil in der Verwendung von OKRs für den Veränderungsprozess, sind daher unter anderem die Messbarkeit der Ergebnisse sowie die Möglichkeit in Iterationen zu arbeiten, anstatt nach einem vorgefertigten Standardplan. Jedes Unternehmen ist individuell und benötigt daher auch eigens definierte, messbare Ziele. Durch das Arbeiten mit OKRs sieht jeder Mitarbeitende im Team transparent seine Auswirkung auf die organisatorischen Ziele und erkennt den Mehrwert, den er oder sie dahin gehend generiert.

Weitere Vorteile sind, dass etwa das Zielsetzungsframework in kurzen Zyklen arbeitet, um etwaige Anpassungen so schnell wie möglich vornehmen zu können, dass die Agilität des gesamten Unternehmens gesteigert wird und Veränderungen dadurch schneller in den normalen Geschäftsprozess integriert werden kann. 

Für die Registrierung etwaiger Probleme oder Herausforderungen werden regelmäßige Meetings innerhalb und übergeordnet der Teams abgehalten. Außerdem werden Überschneidungen und Abhängigkeiten besprochen, um das effiziente Arbeiten weiter zu fördern. 

Fall du mehr über die grundlegende Funktionsweise von OKRs erfahren möchtest, kannst du dich hier weiter einlesen.

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Nun haben wir viel über OKRs und Change-Prozesse allgemein in Unternehmen gesprochen. Kommen wir also noch einmal auf den Digitalisierungsprozess zurück und inwieweit OKRs dabei helfen können, respektive worin die Vorteile liegen – etwa, wenn interne Geschäftsprozesse digitalisiert werden sollen. 

OKRs können an der Stelle helfen, Aufgaben zu priorisieren und den Digitalisierungsprozess durch klare Zielsetzungen strukturiert und nachhaltig anzugehen. 

Beispiel 1: Digitalisierung interner und externer Prozesse

Nehmen wir an, ein Unternehmen arbeitet intern wie extern nach vielen Jahren noch immer hauptsächlich auf Papierbasis – Abrechnungen der Mitarbeitenden, Rechnungen an Zulieferer und Kunden oder die tägliche Zeiterfassung. Jedoch hat sich die Führungsriege der Organisation vorgenommen, verstärkt auf Nachhaltigkeit zu setzen, weshalb die Digitalisierung solch interner Prozesse ein geeigneter Weg wäre. Doch über Jahre eingespielte Prozesse werden meist nur ungern über Bord geschmissen, um neue, unbekannte Wege einzuschlagen. An der Stelle helfen OKRs als Zielsetzungsframework. Durch die Einbindung von OKRs werden die Ziele, die mit der Digitalisierung der papiergebundenen Dokumente & Prozesse einhergehen, klar und transparent formuliert, sodass alle Teammitglieder genau wissen, was diese Veränderung bringt.  

Das Beispiel-OKR könnte hier heißen:

Objective: Unsere Organisation (Kunde) ist nachhaltig und effizient (Zielzustand) durch digitalisierte Prozesse und Dokumente (Mehrwert).

KR1: Unsere Kosten für Büromaterial sind um 10% gesunken (org ist effizient).

KR2: Unser ökologischer Fußabdruck ist um 20 % gesunken (org ist nachhaltig).

Diese Art von Definitionen helfen der gesamten Organisation zu verstehen, was genau die Veränderungen bewirken sollen, woraufhin Initiativen formuliert werden, die klarstellen, was zu tun ist, um die definierten Ziele zu erreichen. 

Über regelmäßige Check-ins werden die Aufgaben, an denen die Teams derzeit arbeiten, reflektiert und besprochen. Dabei können Fragen zu möglichen Hindernissen sowie Problemen oder schon etwaige Ziele, die erreicht wurden, besprochen werden.

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Beispiel 2: Die Einführung eines Onlineshops

Ein lokales Einzelhandelsunternehmen hat mit sinkenden Umsätzen zu kämpfen. Um den Weiterbestand des Unternehmens zu sichern, soll ein Onlineshop aufgebaut werden, um die Waren auch über das Internet zu verkaufen. Die digitale Transformation des stationären Handels zum Onlineshop kann mithilfe von OKRs effizient und nachhaltig gestaltet werden, indem die Ziele, Messwerte sowie Maßnahmen klar formuliert und für alle verständlich kommuniziert werden. 

Anbei ein Beispiel, wie ein OKR für die Einführung eines Onlineshops aussehen kann:

Objective: Unsere Kunden (Kunde) sind aufgrund unseres neuen Onlineshops (Zielzustand) in der Lage bequem und einfach von zuhause aus zu bestellen (Mehrwert).

KR1: Unsere Onlineverkäufe machen 10 % des Gesamtumsatzes aus (kunden bestellen von zuhause).

KR2: Kunden bewerten die neuen Online-Plattform mit (im Schnitt) 4 von 5 Sternen (kunden können bequem & einfach bestellen)

Mithilfe dieser Formulierungen lassen sich schnell und einfach Initiativen entwickeln, die es zu erledigen gilt, um die angestrebten Ziele zu erreichen und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. 

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Einführung neuer Tools oder der Digitalisierung bestehender Prozesse durch die Verwendung von OKRs für alle Teammitglieder erleichtern kann und die neuen Gegebenheiten im Unternehmen nachhaltig besser integriert werden. Digitale Transformation findet auf unterschiedlichen Ebenen statt. OKRs helfen bei der Priorisierung der Ziele, bei der Formulierung der Messwerte für die jeweiligen Ziele sowie bei der Ausarbeitung geeigneter Initiativen, um den Change-Prozess messbar und effizient zu machen.