Der OKR Check-in: Erfolgsfaktor effektiver OKR Systeme

Der OKR Check-in ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor effektiver OKR Prozesse. Das kurze Meeting dient dazu, während des OKR-Zyklus über Fortschritt und neue Erkenntnisse zu sprechen und aufzudecken, wo gegenseitige Unterstützung notwendig und sinnvoll ist. Es stellt kontinuierliches Feedback und Lernen sicher, sowie die Aktualität der Daten und ein hohes Engagement der Teammitglieder.

Welchen Zweck hat der OKR Check-in?

Es ist wichtig zu verstehen, dass es beim OKR Check-in nicht darum geht, zusätzliche Meetings zu schaffen. Vielmehr geht es darum, bestehende Meeting effizienter, datengetriebener und ergebnisorientierter zu gestalten. Dies geschieht, indem der Fokus auf wichtige Prioritäten und Wertbeiträge gerichtet wird und alle Beteiligten bereits durch eine kurze Vorbereitung wissen, worüber gesprochen werden muss. Die meisten Organisation integrieren ihren OKR Check-in daher wöchentlich oder zweiwöchentlich in bestehende Meetings.

Schnelle Check-in Gespräche sollten regelmäßig geführt werden um, einen kontinuierlichen Rhythmus zu entwickeln in dem Feedback gegeben und der Fortschritt Deines Teams verfolgt wird. Sie helfen nicht nur dabei, Einblicke und Erkenntnisse zu teilen. Sondern steigern auch Engagement und betonen Verantwortlichkeiten in einem Arbeitsumfeld, das von Autonomie und dezentralisierten Entscheidungsprozessen geprägt ist.

Da Projekte und Aufgaben im Hinblick auf ihren Beitrag zu aktuellen Zielen diskutiert werden, helfen Check-ins auch Selbstorganisation zu lernen und eine strategisch sinnvoller Arbeitsplanung zu unterstützen. Dies hilft dabei, eine klare Orientierung am Kunden- und Geschäftswert für alle geplanten Aufgaben sicherzustellen.

Wie lange dauert ein OKR Check-in?

In jedem Check-in diskutiert das Team die jüngsten Erfolge, Erkenntnisse sowie Hindernisse und wie diese in Angriff zu nehmen sind. Aufgaben und Prioritäten für die nächste(n) Woche(n) werden geplant. Die Dauer hängt davon ab, wie häufig er stattfindet, wie groß dein Team ist und wie gut er strukturiert ist. Für jeden Punkt auf der Agenda sollte daher eine bestimmte Zeit eingeplant und nicht überschritten werden. Beispielsweise kann jedes Teammitglied fünf Minuten für sein Update bekommen.

Die Workpath Plattform unterstützt Check-ins als ganzheitliche Lösung, um Daten von allen Teilnehmern zu bündeln. So kann sichergestellt werden, dass Check-Ins gut vorbereitet, alle Daten aktuell und alle Teilnehmer vorbereitet sind. Dies kann Nutzern bis zu 50% ihrer Zeit in diesem Meeting-Format sparen.

Ablauf des Check-in Meetings

Um Deinen Check-in Beitrag kurz, konsumierbar und konstruktiv zu halten, versuche sie immer gut vorzubereiten und sinnvoll zu strukturieren:

• Skizziere den Fortschritt deiner OKRs und den daraus resultierenden Erfolg.
• Diskutiere dann (potenzielle) Hindernisse mit deinen Teammitgliedern und
• stelle abschließend Erwartungen, nächste Schritte sowie geplante Aktionen klar.

Falls Du neue Abhängigkeiten von Teammitgliedern entdeckt hast oder Unterstützung von diesen benötigst, spreche sie direkt an und lege fest wie ihr weiter zusammenarbeiten solltet.

Templates mit den richtigen Fragen können helfen, Check-ins besser zu strukturieren. Mögliche Fragen sind beispielsweise:

• An was hast du diese Woche gearbeitet
• Was sind deine Pläne und Prioritäten für die kommende Woche? und
• Was hast du diese Woche gelernt? Gibt es Hindernisse, bei denen das Team dir helfen kann?

Hierbei gibt es gewiss kein Patentrezept order eine Einheitslösung. Als Team solltet Ihr selbst herausfinden, welche Art von Agenda und Fragestellungen zu eurer Organisation passt und eure Check-Ins am effektivsten unterstützt. Wichtig ist allgemein, dass Ihr eine Atmosphäre schafft, in der auch Probleme geteilt werden können und ein ergebnisorientierter und vertrauensvoller Austausch stattfindet.

Vorbereitung

Reflektiere vor jedem Check-in, was Du dort teilen und was du erreichen möchtest. Versuche darüber nachzudenken, wie Du Aufgaben, Prioritäten und Hindernisse präzise zusammenfassen kannst, sodass Teammitglieder nicht nur Lob und Kritik, sondern auch konstruktive Vorschläge für Verbesserungen oder Problemlösungen bereitstellen können. Dies wird auch dabei helfen, Meetings effizient und in einem angemessenen, relativ kurzen Zeitrahmen durchzuführen. Wenn Ihr euch dabei an eine konstante und einheitliche Struktur haltet, werdet Ihr auch in der Vorbereitung und Durchführung eurer Meetings immer schneller.

Gewünschtes Ergebnis

Erfolgreiche Check-ins helfen, eure Aufgaben und Initiativen mit strategischen Zielen zu verknüpfen. Somit können Fokus, Klarheit und der Sinn und Zweck eurer Arbeit herausgestellt werden. Dies hilft nicht nur dabei, das Commitment und die Motivation der Kollegen im Bezug auf gegebene Aufgaben zu stärken. Check-ins helfen des Weiteren dabei, Updates und Fortschritte an einem einheitlichen Ort zu dokumentieren, um Leistung, Engagement und Fokus kontinuierlich zu steuern und zu stärken. Zudem stellen sie Erwartungen klar, beseitigen Redundanzen und Ineffizienzen in der Planung und schaffen einen regelmäßigen Fluss aus konstruktivem Feedback.

Wie führe ich einen OKR Check-in ein?

Effektiv durchgeführt ist das Check-in Meeting ein hilfreiches Mittel, um ein Team auf Kurs zu halten und die Zielerreichung zu steuern. Natürlich kannst du auch nachträglich und während eines laufenden Zyklus das Meeting einführen. Beherzige dabei einfach folgende Schritte, um die Einführung erfolgreich zu gestalten:

• Lege eine Zeit fest, zu der auch dein ganzes Team verfügbar ist
• Lege den Rhythmus fest (am besten wöchentlich oder zweiwöchentlich)
• Erstelle eine feste Struktur, nach der das Meeting abläuft, die dir erlaubt, alle Probleme und Aufgaben deiner Teammitglieder zu erfassen
• Verbessere den Ablauf, wenn du das Gefühl hast, dass manche Aspekte fehlen oder zu kurz kommen

Häufige Fehler

Oft werden Check-ins mit zu vielen Details überladen, in dem zum Beispiel sämtliche Aufgaben einzeln und ausführlich wiedergeben werden. Stattdessen sollte man die Möglichkeit nutzen, ergebnisorientiert zu kommunizieren und Gespräche zu führen, die in der Entwicklung und beim Erreichen von aktuellen Zielen helfen. Entsprechend sollten seit dem letzten Check-In erledigte Aufgaben eher sinnvoll zusammengefasst werden. Zudem sollte die Check-in- Vorbereitung  die Möglichkeit für jeden Einzelnen bieten, seine eigenen OKRs zu tracken und so für eine hohe Datenqualität sorgen.