OKRs und Daily Business – so kombiniert es sich am besten

Neben der strategischen Ausrichtung für die Zukunft und der Integration neuer Arbeitsmodelle, wie hybrides Arbeiten oder Ähnliches, darf in Unternehmen die tägliche Arbeit, nicht zu kurz kommen. Von der Kundenbetreuung bis hin zum Rechnungswesen gibt es viele Aufgaben des täglichen Geschäfts, die wenig mit der übergeordneten Strategie zu tun haben, jedoch genauso wichtig sind, um die gesamte Organisation am Laufen zu halten. Doch wie verhält es sich mit diesen Aufgaben, wenn neue Frameworks, wie OKR, in den Arbeitsalltag integriert werden sollen? Können diese, neben den OKRs, noch weiterhin verlässlich bearbeitet werden? Wir sagen dir, wie OKRs und das Daily Business zueinanderstehen und wie beide zusammen erfolgreich im Unternehmen laufen können. 

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Die Bezeichnung „operative Arbeit“ ist ein sehr allgemeiner Begriff und bezeichnet im Grunde alle laufenden Geschäftsaktivitäten, die sich in den meisten Fällen mit dem Kerngeschäft des jeweiligen Unternehmens decken. Das operative Handeln unterscheidet sich dahin gehend von dem taktischen als auch von dem strategischen Handeln. 

Während sich das operative Geschäft durch das Handeln und Denken im Geschäftsalltag auszeichnet, kümmert sich die taktische Arbeit um mittelfristige Aktivitäten, die aber trotzdem direkt auf die strategischen Ziele einzahlen. Diese sind weniger detailliert als die operativen Aufgaben und beziehen sich überwiegend auf ganze Abteilungen oder Gruppen. Das strategische Geschäft richtet seinen Blick nochmals weiter in die Zukunft und beschäftigt sich mit langfristigen Zielen des gesamten Unternehmens. 

Anhand dieser Erklärung macht es den Anschein, dass strategische Ziele und operatives Geschäft unterschiedliche Bereiche des unternehmerischen Alltags abbilden und wenig miteinander zu tun haben. Tatsächlich kommt es häufig vor, dass das operative Geschäft, je nach Abteilung im Unternehmen, eine gewisse „Keeping the lights on“-Arbeit abbildet und sich an fest vorgeschriebenen KPIs orientiert, anstatt direkten Einfluss auf die strategischen Ziele der Organisation nehmen. 

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OKRs stehen zwischen der strategischen Ausrichtung und der operativen Ausführung. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine spezielle Team-Strategie oder eine übergeordnete Unternehmensstrategie handelt. 

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In erster Linie geht es darum, die OKRs so in den operativen Prozess zu integrieren, dass beides bestmöglich miteinander vereinbart wird und nicht eines der beiden Aspekte hinten runterfällt. Manche Abteilungen arbeiten mehr strategisch und andere wiederum mehr operativ. Ein Produktentwicklungsteam arbeitet etwa stärker strategisch orientiert, während die Customer Support Abteilung sich im täglichen Geschäft weniger um die langfristige Ausrichtung des Unternehmens kümmert als um die täglichen Anliegen der Kundschaft. Im idealen Fall wird im Zuge der OKR-Integration eine allgemeine Guideline für die Teams aufgestellt, an der sie sich orientieren können, diese jedoch genügend Freiheiten bietet, um den Arbeitsprozess sinnvoll und individuell für sich gestalten zu können.

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Im folgenden Teil möchten wir für dich auf verschiedene Szenarien eingehen, wie sie in Organisationen vorzufinden sein können. Sie unterschieden sich in ihrer Gewichtung der Aufteilung der strategischen vs. der operativen Arbeit und geben einen Überblick, wo sich dein Team gerade befindet, ob diese Ausrichtung sinnvoll ist oder ob etwas daran geändert werden muss. 

Szenario 1: Großteil strategisch relevanter Arbeit

Im ersten Teamszenario besteht der Hauptteil aus strategisch relevanten Aufgaben und nur ein geringer Teil aus alltäglicher operativer Arbeit. In dieser Situation ist es eher angebracht, OKRs zu definieren, die sich komplett auf strategische Themen konzentrieren und sich auch auf die strategisch relevante Arbeit übertragen lassen. Nicht für jedes Thema müssen dabei eigene OKRs definiert werden. Es reicht, wenn sich auf die wenigen wirklich wichtigen Themen konzentriert wird und für diese drei bis fünf OKRs festgelegt sind. 

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Szenario 2: Gleiche Aufteilung des täglichen Geschäfts

Im zweiten Szenario ist die Aufteilung der Arbeit zwischen strategisch relevanten Aufgaben und operativer Arbeit gleich aufgeteilt. In dieser Situation kann es passieren, dass Teams sich ebenfalls wünschen, OKRs für ihre operative Arbeit zu definieren. Der Vorteil darin liegt, dass sie eine einzelne Übersichtsquelle haben, um strategische und operative Arbeit zu tracken. Der Nachteil darin liegt jedoch, dass aufgrund der potenziell größeren Menge an OKRs der strategische Fokus verloren geht, was OKR eigentlich seinen großen Sinn verleiht. 

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Szenario 3: Großteil operative Arbeit

Im dritten Team Szenario liegt der Großteil auf der operativen Arbeit, weshalb an der Stelle strategisch motivierte OKRs weniger relevant sein könnten. Jedoch können die jeweiligen Teams darüber entscheiden, ob OKRs für die operativen Aufgaben definiert werden sollen. Dies bringt in vielerlei Hinsicht Vor- und Nachteile mit sich und sollte von Team zu Team entschieden werden. 

Vorteile: 

Oftmals haben Teams, die viel operativ arbeiten, das Gefühl, weniger wichtig zu sein. Durch OKRs erhalten die Teammitglieder einen klaren Überblick über ihre Arbeit und ihren Einfluss auf das Unternehmen. Das führt wiederum dazu, dass diese Mitarbeitenden ihre Arbeit als ebenso wichtig ansehen, wie eher strategisch arbeitende Teams, was sich positiv auf die Motivation auswirkt. Durch die genauen Definitionen der verschiedenen Objectives und dazugehörigen Key Results entwickeln sie möglicherweise Impulse, wie sie ihre eigenen Prozesse selbstständig verbessern können, um in Zukunft bessere Ergebnisse zu erzielen. 

Nachteile: 

Der große Nachteil in dem Szenario wäre jedoch, dass auch hier der strategische Fokus der OKRs und somit seine Funktion als Strategie-Execution-Tool verloren geht. 

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Nach dem Überblick, wie das aktuelle Szenario in euren Teams aussieht, folgt die Frage, ob und wie OKRs eingeführt werden sollten. Um diese Entscheidung treffen zu können, sollte jedes Team eine realistische Einschätzung über die eigene Kapazitätsauslastung und deren Einfluss auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgeben. Auf diese Weise ist es möglich einzuschätzen, ob die bisher aufgebrachte Arbeitszeit sinnvoll genutzt wird oder nicht und ob OKRs an der Stelle Sinn ergeben. 

Die richtige Entscheidung treffen

Für die Auswertung können sich die Teams Fragen stellen, um sich den Entscheidungsprozess zu erleichtern. Diese wären: 

• Was verstehen wir unter operativer und strategischer Arbeit? 
• Wie ist unsere derzeitige Aufteilung zwischen diesen beiden Arten der Arbeit? 

Daraufhin kann eine bessere Entscheidung darüber getroffen werden, welches Szenario aktuell vorherrscht, ob sich daran was ändern sollte und wie OKRs implementiert werden können. 

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Was versteht man unter OKR?

‍OKR ist eine ganzheitliche Zielsetzungsmethode für alle organisatorischen Ebenen in Unternehmen. Mithilfe dessen können Ziele sowohl für die Gesamtorganisation als auch für individuelle Abteilungen definiert werden. Die Abkürzung OKR setzt sich aus Objectives, dem Wertversprechen für Kunden, und Key Results, die Messungen, ob das jeweilige Wertversprechen erreicht wurde, zusammen. 

Wie lässt sich operative Arbeit definieren?

‍Die Bezeichnung „operative Arbeit“ bezeichnet im Grunde alle laufenden Geschäftsaktivitäten, die sich in den meisten Fällen mit dem Kerngeschäft des jeweiligen Unternehmens decken. Das operative Handeln unterscheidet sich dahin gehend von dem taktischen als auch von dem strategischen Handeln. Taktische Arbeit befasst sich mit mittelfristigen Zielen auf Abteilungsebene und die Strategie mit langfristigen Zielen für die gesamte Organisation.

‍Wie stehen OKRs und operative Arbeit zueinander?

‍OKRs stehen genau zwischen der strategischen Ausrichtung und der operativen Ausführung. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine spezielle Team-Strategie oder eine übergeordnete Unternehmensstrategie handelt. Jedoch werden nicht für alle operativen Themen OKRs definiert, sondern nur für diejenigen, die einen wirklichen strategischen Einfluss haben, beispielsweise in der Produktentwicklung. Für tägliche Arbeit im Bereich Customer Support werden eher weniger OKRs definiert, da sich diese Aufgaben nicht auf die übergeordnete Strategie des Unternehmens auswirken.