Wie du versteckte Kosten in deinem Pharmaunternehmen vermeidest

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die entscheidende Rolle von Alignment in großen Pharmaunternehmen. Wir analysieren die Folgen von fehlendem Alignment, dessen Vorteile und warum viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, Alignment zu erreichen. Schließlich stellen wir Outcome Management als eine mögliche Lösung vor, um ein besseres Alignment zu ermöglichen, die Effizienz zu steigern und den Fortschritt bei der Erreichung der festgelegten Ziele effektiv zu verfolgen.

Wie fehlendes Alignment zu höheren Kosten führt

Die aktuelle Wirtschaftslage macht es für Pharmaunternehmen noch wichtiger, die Effizienz zu verbessern und die Kosten zu senken. Energiepreise, Inflation, Krieg, Unterbrechungen in der Lieferkette - all das hat jetzt den "perfekten Sturm" geschaffen.

Deshalb müssen alle Abteilungen oder Geschäftsbereiche verstehen, woran die anderen arbeiten und wie sich das auf das gemeinsame, übergreifende Geschäftsziel auswirkt. Leider ist dies vor allem in großen Pharmaunternehmen oft nicht der Fall. Dieses Fehlen eines roten Fadens führt zu einer Vielzahl von Problemen auf den verschiedenen Hierarchieebenen.

Auf Führungsebene:

Die größte Herausforderung für das obere Management in der Pharmaindustrie ist oft die mangelnde Ausrichtung und die fehlende Unterstützung durch andere Geschäftsbereiche oder Supportfunktionen. Studien haben ergeben, dass Unternehmen mit einem guten Alignment 58 Prozent schneller wachsen als Unternehmen mit geringem oder ohne Alignment.

Außerdem kann eine nicht abgestimmte Pharma-Organisation doppelte Arbeit oder "Zombie"-Projekte verursachen. Wenn deine Abteilungen nicht wissen, woran die anderen arbeiten, kann es sein, dass sie am selben Thema arbeiten und so Kapazitäten verschwenden. Das ist oft der Fall, vor allem in unterstützenden Funktionen, wenn z.B. ein Marketingteam nicht weiß, welches F&E-Projekt das andere unterstützt. Das ist noch wahrscheinlicher, wenn die Zuständigkeiten nicht 100%ig klar sind. Aber auch wenn sie nicht am selben Thema arbeiten, tragen ihre Projekte möglicherweise nicht zu den obersten Prioritäten des Unternehmens bei. In Krisenzeiten, in denen eine starke Fokussierung erforderlich ist, darf das nicht der Fall sein.

Auf der Ebene der Geschäftseinheiten:

Die Abhängigkeiten zwischen den Geschäftsbereichen in großen Pharmaunternehmen sind den Verantwortlichen oft nicht klar. Das kann nicht nur zu Kapazitäts- und Prioritätsproblemen führen, sondern auch zu mangelnder Mitarbeiterbindung. Studien zeigen, dass unmotivierte Mitarbeiter/innen einer der größten Kostenfaktoren in großen Unternehmen sind - sie kosten die US-Unternehmen bis zu 550 Milliarden Dollar pro Jahr.

Im heutigen volatilen Marktumfeld ist es für Pharmaunternehmen unerlässlich, alle Abteilungen und Hierarchieebenen aufeinander abzustimmen, um sicherzustellen, dass sie schnell und effizient reagieren können und so unnötige Ausgaben vermeiden. Werden diese Probleme nicht angegangen, kann dies in einer wettbewerbsintensiven Branche wie der Pharmaindustrie zu verschwendeten Ressourcen, geringerer Produktivität und verpassten Chancen führen.

Die Vorteile von gutem Alignment

Die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele schärft das Verständnis der Beschäftigten für die Wertschöpfungskette, die ihrer Arbeit zugrunde liegt, und für die Auswirkungen auf andere Bereiche der Lieferkette. Dies führt zu einer höheren Prozesseffizienz, weniger Doppelarbeit und kürzeren Wartezeiten. Außerdem gibt es den Beschäftigten ein Gefühl der Sinnhaftigkeit ihrer Arbeit und fördert so das Engagement der Mitarbeiter. Vor allem in der Logistikbranche, in der Talentmangel eine der größten Herausforderungen ist, kann dies helfen, die Talente zu halten.

Studien zeigen, dass sich diese Vorteile auch in realen Zahlen widerspiegeln.

Es wurde festgestellt, dass gut ausgerichtete Organisationen:

ihren Umsatz um 58% schneller steigern.

bis zu 72% profitabler sind.

ihre Umsatzziele mit 2,3-facher Wahrscheinlichkeit übertreffen.

agiler sind und 38% eher Verkaufsabschlüsse tätigen.

Die richtige Ausrichtung wirkt sich auf fast alle Bereiche eines Logistikunternehmens positiv aus, von der Führungsebene bis hin zu den Geschäftsbereichsleitern und Teams. Daher spielt die Ausrichtung eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, deine Zahlen zu erreichen, besonders in Zeiten des Abschwungs, denn bei der Ausrichtung geht es darum, die Effizienz zu steigern, Verschwendung zu vermeiden und mit weniger mehr zu erreichen.

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Warum scheitern so viele Pharmaunternehmen beim Alignment?

Unzureichende Planung

Pharmaunternehmen planen zwar, aber oft berücksichtigen sie nicht alle relevanten Elemente. Das Ergebnis ist ein Mangel an Ausrichtung auf beiden organisatorischen Vektoren.

Auf der vertikalen Ebene
Wenn die Ausrichtung nicht im Voraus berücksichtigt wird, kann dies dazu führen, dass ganze Geschäftsbereiche oder Unterstützungsfunktionen in eine andere Richtung arbeiten als die, die von der Unternehmensstrategie vorgegeben ist. Auf diese Weise werden die Ziele nicht oder nicht rechtzeitig in Ergebnisse umgewandelt. Im aktuellen Umfeld des Pharmamarktes kann die nicht schnelle Umsetzung von Zielen zu ernsthaften Problemen führen.

Auf der horizontalen Ebene
Nachdem die Abteilungen ihre Ziele formuliert haben, gehen sie oft direkt in die Umsetzungsphase über. Das kann zu überraschenden Blockaden führen, weil die Abhängigkeiten von den Zielen anderer Geschäftsbereiche nicht im Voraus festgelegt wurden. Außerdem kommt es oft zu Ressourcenengpässen, weil im Voraus nicht klar ist, welche und wie viele Ziele Kapazitäten in den jeweiligen Abteilungen benötigen.

Kein engagierter Stakeholder

Ein Problem, das immer wieder auftaucht, ist, dass es oft niemanden gibt, der dafür verantwortlich ist, dass alle Abhängigkeiten identifiziert und die Kapazitäten entsprechend gesteuert werden. Vor allem die Unterstützungsfunktionen werden oft vernachlässigt, da sie nicht als strategisch relevant angesehen werden und nur die F&E-Projekte unterstützen, die in vielen Pharmaunternehmen die "wahren" und einzigen Strategietreiber sind.

Aufgrund der Komplexität von Pharmaunternehmen ist es oft sehr zeit- und ressourcenaufwändig, die Ausrichtungsstrukturen zu analysieren. In vielen Fällen verhindert dies eine sorgfältige Durchführung des Prozesses.

Unzureichende Kommunikation während der Umsetzungsphase

Wenn vor der Umsetzungsphase keine Abstimmung stattgefunden hat, sind die Abhängigkeiten oft nicht bekannt. Wenn dann Blockaden, Ressourcenengpässe oder Veränderungen auftreten, kann es passieren, dass diese Herausforderungen erst sehr spät oder gar nicht kommuniziert werden, was zu erheblichen Verzögerungen bei der Strategieumsetzung führen und Synergien zwischen verschiedenen Teams, z.B. in der Forschung und Entwicklung, verhindern kann. Auch hier gilt, dass vor allem Unterstützungsfunktionen außerhalb von F&E oft nicht über strategische Änderungen informiert werden, da sie nicht als strategisch sehr relevante Abteilungen angesehen werden.

Wenn die Abhängigkeiten im Voraus geklärt werden, kann der jeweilige Interessenvertreter direkt einbezogen werden, wenn Probleme auftreten und Herausforderungen oder Veränderungen geklärt werden können.

Was ist notwendig, um diese häufigen Alignment-Probleme zu vermeiden?

Transparenz

Transparenz über die wichtigsten Prioritäten hilft den Abteilungen, sich zu konzentrieren. Im Idealfall erhält jeder Mitarbeiter einen Überblick über die Abhängigkeiten der Ziele des eigenen Geschäftsbereichs von anderen Zielen und den Einfluss, den seine eigenen Ziele auf übergeordnete Ziele haben. Auf diese Weise können die Mitarbeiter/innen ihre Aufgaben noch effektiver planen, weil sie das gewünschte Ergebnis auf Organisationsebene kennen.

Echte Autonomie

Die Schaffung von Autonomie innerhalb eines Pharmaunternehmens fördert die Abstimmung und spart letztendlich Kosten, vor allem bei den Prozessen, nachdem ein Medikament das Labor verlassen hat. Durch die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten und gemeinsamer Ziele können alle Abteilungen die wichtigsten Prioritäten des Unternehmens verstehen und wissen, wie sie dazu beitragen können. So können Entscheidungen im Interesse aller getroffen und Projekte ohne strenge Kontrolle von oben nach unten geplant werden. Klare Zuständigkeiten helfen den Teamleitern auch, Abhängigkeiten und potenzielle Ressourcenengpässe zu erkennen, so dass die Teams ohne unerwartete Rückschläge auf ihre Ziele hinarbeiten können.

Autonomie wird auch die Motivation der Mitarbeiter/innen erhöhen, was von entscheidender Bedeutung ist, da unengagierte Mitarbeiter/innen zum intensiven Talentwettbewerb in der Pharmaindustrie beitragen und in großen Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor sein können. Wenn die Teams ihre eigenen Lösungen finden können, um zu den Unternehmenszielen beizutragen, und wenn sie das "große Ganze" hinter der Unternehmensstrategie verstehen, fühlen sich die Mitarbeiter/innen engagierter und motivierter. Dies kann zu einer besseren Koordination, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen führen, was wiederum eine motiviertere und effizientere Belegschaft zur Folge hat - nicht nur in der Forschung und Entwicklung, sondern auch in allen anderen Bereichen eines Pharmaunternehmens.

Richtige Planung im Voraus

Wenn du im Voraus festlegst, was in einem Quartal erledigt werden muss, und die Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter entsprechend planst, können die Abteilungen Prioritäten setzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Das hilft, zeitliche Unstimmigkeiten zu vermeiden und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Ohne angemessene Planung können sich in Pharmaunternehmen außerdem Silos bilden, da die Geschäftsbereiche Ziele verfolgen, die nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Das führt dazu, dass sie keinen Beitrag zu den übergeordneten Zielen leisten. Der Alignment-Prozess hilft zu klären, welche Abteilungen oder Funktionen an welchen Themen arbeiten und wo Unterstützung von anderen Geschäftsbereichen benötigt wird, um die Verschwendung von Zeit oder Budget zu verhindern. Indem Abhängigkeiten und Ressourcen im Voraus koordiniert werden, können Abteilungs-Teams unerwartete Blockaden vermeiden und haben Klarheit über ihre tatsächlichen Kapazitäten. Dies trägt dazu bei, dass relevante Mitwirkende und konkrete Projekte, Initiativen oder Epen bekannt sind und dass die Umsetzung reibungslos verläuft

Eigenverantwortung und Unterstützung

Deine Programmverantwortlichen sollten die Ausrichtung der OKRs im gesamten Unternehmen stets im Auge behalten und den Prozess selbst steuern. Workpath kann ein hilfreiches Tool sein, um sie dabei zu unterstützen.

Mit der Workpath Graph-Funktion können Programmverantwortliche die Verantwortlichkeiten auf einen Blick verfolgen. Mit der Workpath Analytics Suite können sie eingreifen, wenn Herausforderungen auftreten, und die richtigen Personen kontaktieren.

Wenn du OKRs verwendest, sollten engagierte Coaches außerdem sicherstellen, dass deine Geschäftsbereiche und Funktionen das Potenzial ihrer Abhängigkeiten aufdecken und die Ausrichtung mit anderen Coaches koordinieren. Außerdem bereiten sie Anpassungssitzungen vor und führen sie durch, einschließlich der Überprüfung der Qualität und Verknüpfung der OKRs.

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Wie man Best Practices in die Tat umsetzt - mit Outcome Management

Outcome Management unterstützt Pharmaunternehmen dabei, ihr Geschäft auf ihre wichtigsten Ziele auszurichten und dabei immer den Kunden oder Patienten in den Mittelpunkt ihrer Bemühungen zu stellen.

Die Ausrichtung des Unternehmens ist ein wesentlicher Bestandteil des Outcome Managements, da sie dazu beiträgt, dass alle Teams, Funktionen und Geschäftsbereiche auf dieselben wichtigen Ziele hinarbeiten und dass die Ressourcen dafür effektiv eingesetzt werden.

Das OKR Framework

Ein guter Rahmen, um Outcome Management in deinem Unternehmen einzuführen, ist die OKR-Methode (Objectives and Key Results). Das OKR-Framework selbst ist bereits eine Methode, die auf die Ausrichtung ausgerichtet ist. Wenn du klare Ziele und Key Results festlegst und diese regelmäßig überprüfst und anpasst, können sich die Teams auf das Wesentliche konzentrieren und sicherstellen, dass ihre Arbeit mit den Gesamtzielen der Organisation übereinstimmt. Dies kann dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, die Transparenz und Rechenschaftspflicht zu erhöhen und die kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben.

Aber ohne interne Abstimmung können selbst die am besten formulierten OKRs scheitern. Deshalb gibt es eine Reihe von Dingen zu beachten, um die Wertschöpfung des Unternehmens genau abzubilden.

Erfahre mehr über OKRs auf unserer ausführlichen Infoseite!

Unzureichende Planung

Die Faustregel lautet hier: Etwa 40 bis 50 Prozent der OKRs des Geschäftsbereichs oder der Abteilung sollten einen direkten Einfluss auf die Unternehmensziele haben. So wird sichergestellt, dass die strategischen Prioritäten des Unternehmens umgesetzt werden und kein Geld für Projekte verschwendet wird, die für den Unternehmenserfolg nicht wichtig sind.

Diese Faustregel sollte jedoch an die Realität und Kultur des Pharmaunternehmens angepasst werden.

Im aktuellen Umfeld des Pharmamarktes sind die Projekte einzelner Abteilungen vielleicht nicht so wichtig wie die Unterstützung der Unternehmensstrategie. Alle sekundären Projekte, die keinen Mehrwert schaffen, könnten daher möglicherweise gestrichen werden, um Kosten zu sparen.

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Einen Prozess für die Ausrichtung einrichten

Wie so oft ist eine strukturierte Vorbereitung der Schlüssel. Sich in großen Pharmaunternehmen auf eine lockere Kommunikation zu verlassen, ist zwecklos, und die Ausrichtung im OKR-Rahmen braucht einen genauen Plan. Neben konkreten Ansätzen wie einem Alignment-Workshop kann die Planung grob in drei Phasen unterteilt werden:

Phase 1 - Identifizierung des Potenzials für die Ausrichtung auf Basis der festgelegten OKRs

Zu Beginn, nachdem alle OKRs der Abteilungs-Teams geschrieben wurden, ist es wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen und zu erkennen, wo Ausrichtungspotenzial liegt.

Dabei wird auch darauf geachtet, ob es an bestimmten Stellen Redundanzen gibt, die beseitigt werden können. In dieser ersten Phase achten die Abteilungen idealerweise auch darauf, ob sie Ressourcen für die OKRs anderer Abteilungen zur Verfügung stellen können oder sollten und für welche ihrer eigenen Ziele Unterstützung von anderen Geschäftsbereichen benötigt wird. Außerdem können bereits vorbereitende Fragen und allgemeine Diskussionspunkte notiert werden, um bestmöglich in die zweite Phase überzugehen.

Die OKR-Coaches können hier gute Unterstützung leisten und die Abteilungsleiter/innen coachen sowie das Ausrichtungspotenzial zwischen den einzelnen Teams ausloten.

Phase 2 - Mit den Teams der anderen Abteilungen ins Gespräch kommen, welche Ziele aufeinander abgestimmt sind

Sobald das Potenzial ermittelt wurde und alle Beteiligten einen Überblick darüber gewonnen haben, wo eine Verknüpfung sinnvoll sein könnte und Kapazitäten benötigt werden, besteht der nächste Schritt darin, mit anderen Geschäftsbereichen und Teams zu kommunizieren.

Dabei werden Abhängigkeiten deutlich gemacht, der Ressourceneinsatz und andere Fragen geklärt und auch die Bedingungen für eine reibungslose Zusammenarbeit besprochen. Es geht darum, die jeweiligen Abteilungen und ihre Bedürfnisse kennenzulernen und zu verstehen, wie man gemeinsam an bestimmten Zielen arbeiten kann oder wie ihre Arbeit zu deinen eigenen Zielen beitragen kann. Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten sollten so konkret wie möglich vereinbart werden. Darüber hinaus kann überlegt werden, ob es sinnvoll ist, gemeinsam funktionsübergreifende OKRs zu erstellen.

Phase 3 - Festlegen der Ausrichtungsstruktur

Visuelle Hilfsmittel sind nützlich, um eine aussagekräftige Struktur zu erstellen, die dabei hilft, den Überblick über die vereinbarten Verknüpfungen zu behalten. Das ist wichtig, damit der Überblick gewahrt bleibt und auch im Laufe des OKR-Zyklus überprüft werden kann, wer an welchen Themen arbeitet und wo Abstimmungsbedarf besteht. So können vor allem die Inhaber der übergeordneten OKRs, bei denen die Verantwortlichen nur selten in die konkrete Umsetzung und operative Arbeit eingebunden sind, untersuchen, warum ein bestimmter Beitrag zu mehr Zielfortschritt fehlt

Fazit

Die Ausrichtung ist für Pharmaunternehmen entscheidend, um effizient zu arbeiten und unnötige Kosten zu vermeiden. Vor allem in unbeständigen Zeiten wie dem aktuellen Wirtschaftsabschwung kann dies überlebenswichtig sein. Auch wenn es anfangs einige Zeit in Anspruch nimmt, diese zu implementieren, wird sich diese Investition im Laufe der Zeit auszahlen, da das Unternehmen effizienter und effektiver wird.

Ein nützliches und bewährtes Instrument für die Ausrichtung ist das OKR-basierte Outcome Management. Durch die Festlegung klarer Ziele und wichtiger Ergebnisse und die Verfolgung der Fortschritte können Pharmaunternehmen die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern, Transparenz und Verantwortlichkeit erhöhen und kontinuierliche Verbesserungen vorantreiben.

Outcome Management mit Workpath

Workpath ist der führende Anbieter von Outcome Management für große Organisationen und hat sich bei zufriedenen Kunden wie DB Schenker, Metro AG und Bosch bereits mehrfach bewährt.

Durch den Einsatz von Workpath konnten die Kunden die vertikale Ausrichtung um bis zu 35% und die horizontale Ausrichtung um mehr als 150% verbessern. Dadurch verringerte sich das Risiko, die hochgesteckten Ziele nicht zu erreichen, um durchschnittlich 5-8%.

Außerdem sorgt Workpath dafür, dass strategische Risiken und Engpässe dreimal früher erkannt werden können. Dadurch verringerte sich das Risiko, die obersten Ziele nicht zu erreichen, um durchschnittlich 5-10%.

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