Check-ins: Die Frage nach dem „Why?“

OKRs

Sind Check-in Meetings wirklich notwendig? Und warum? Diese Fragen stellen sich viele Führungskräfte, die Objectives und Key Results (OKRs) in ihrer Organisation einführen. Das strukturierte Meeting-Format für die Abstimmung in Teams wird initial häufig als zusätzlicher Zeitaufwand und damit Belastung angesehen. Dieser Beitrag erklärt den Mehrwert regelmäßiger Check-ins sowie deren Relevanz für die Zielerreichung in den einzelnen Teams und der gesamten Organisation.

Was sind Check-ins? 

Check-ins sind effektive und effizient strukturierte Meetings für Teams, die an gemeinsamen Zielen arbeiten und sich in diesen, in Bezug auf ihre operativen Aufgaben und strategischen Prioritäten, abstimmen. Im OKR-Zyklus finden sie wöchentlich oder zweiwöchentlich zwischen Kick-Off und Review, also in der aktiven Arbeitsphase des OKR-Zyklus, statt. In diesen Meetings reflektieren die Teams, woran sie in der letzten Woche gearbeitet haben und was sie in der nächsten Phase tun wollen. Dabei ist es essentiell, dass auch darüber gesprochen wird, wie die bearbeiteten sowie zukünftigen Aufgaben auf die strategischen Ziele, die OKRs, einzahlen und welche Erfahrungen, Hindernisse und Schwierigkeiten die Teammitglieder in Bezug darauf sehen. 

Check-ins sollten einer klaren Struktur folgen und von allen Teams im Unternehmen durchgeführt werden. Bei der genauen Gestaltung besteht dagegen Flexibilität. Es gibt vorformulierte Fragen, an denen sich Teams bei der Strukturierung der Check-ins orientieren sollten (Lies hier mehr über die Strukturierung und Vorbereitung von Check-ins). Im besten Fall integrieren Teams ihre Check-ins in bereits existierende Meeting-Formate. So entsteht kein zusätzlicher Zeitaufwand und bestehende Meetings können durch die Struktur effektiver und effizienter gestaltet werden. Besonders bei Organisationen, die gerade erst beginnen, mit OKRs zu arbeiten, empfiehlt es sich, dass OKR-Coaches bei den Check-ins dabei sind. Diese können aufkommende Fragen sofort klären und das Team im OKR-Prozess und der Kommunikation rund um Check-ins unterstützen. 

Warum sind regelmäßige Check-ins wichtig? Wie profitieren Teams und Organisationen davon? 

Viele Organisationen empfinden Check-ins initial als zusätzlichen Zeitaufwand ohne einen klaren Mehrwert darin zu sehen. Die folgenden Punkte heben hervor, warum Check-ins als Brücke zwischen operativem Tun und strategischem Denken so bedeutsam im OKR-Zyklus sind. 

 

  1. Teams sind sich bewusster über ihre Ziele und deren Status. 

Check-ins vergrößern das Bewusstsein für Ziele und erhöhen so das Engagement aller Teammitglieder zu deren Erreichung. Zusätzlich zur Darstellung des Fortschritts von Zielen, sollte auch das sogenannte Confidence Level (Status) in den Check-ins thematisiert werden. Dadurch kann der Owner eines Ziels angeben, wie zuversichtlich er ist, das Ziel innerhalb des derzeitigen OKR-Zyklus zu erreichen.

Fortschritt

Durch diese Angaben können Teams schneller absehen ob ein Ziel voraussichtlich erreicht wird oder nicht. So ist eine bessere Planung und Adaption zukünftiger Projekte sowie eine frühzeitige Diskussion über mögliche Gründe und Hindernisse möglich. Besonders bei Lag Measures Kennzahlen, die die Zielerreichung erst spät im Prozess erfassen ist die Angabe des Confidence Levels sinnvoll. Sollte das Team die Erreichung eines Ziels als unwahrscheinlich ansehen, kann es auf diese Einschätzung reagieren. Durch die flexible Anpassung von Prioritäten oder Vorgehensweisen kann das Team in vielen Fällen eine Erreichung des Ziels letztendlich doch möglich machen. Interessant ist auch, Fortschritt und Confidence Level miteinander zu vergleichen. Durch eine solche regelmäßige Reflektion können Teams ihre Selbsteinschätzung verbessern und sich auf diese Weise langfristig realistische Ziele setzen. 

 

  1. Teams profitieren von Feedback und Transparenz.

Ein weiterer Vorteil von Check-ins ist die Transparenz des Status Quo und der regelmäßige Austausch über mögliche Probleme, die während des OKR-Zyklus auftreten. Durch kontinuierliche Feedback-Schleifen können die Teammitglieder von- und miteinander lernen. Darüber hinaus werden durch die Besprechung anstehender Aufgaben Abhängigkeiten schnell klar und Teammitglieder können sich gegenseitig unterstützen. 

 

  1. Teams erhöhen ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. 

Durch Check-ins wird eine strukturierte und regelmäßige Kommunikation innerhalb von Projektteams gefördert. So steigern Teams ihre Flexibilität und die Fähigkeit, Strategien schneller an gegebene Bedingungen anzupassen. 

 

  1. Teams arbeiten fokussierter und verbessern ihre Selbstorganisation.

Die vorgegebene Struktur von Check-ins hilft Teams, ihre Meetings bestmöglich vorzubereiten. Außerdem können Gespräche durch die Check-in Fragen ergebnisorientierter ablaufen. Auf diese Weise können Teams Zeit sparen und bestehende Meeting-Formate effizienter nutzen. 

Wenn Check-ins strukturiert auf- und umgesetzt werden, die Teammitglieder verstehen, was der Mehrwert ist und eine Kommunikation um Ziele herum entsteht, stellen sie also keinen zusätzlichen Zeitaufwand dar, sondern eine wichtige Komponente im OKR Zyklus, die einen erheblichen Beitrag zur Zielerreichung leistet. Damit profitieren nicht nur die einzelnen Teams, sondern auch die gesamte Organisation von regelmäßigen Check-ins.

 

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