Wann OKR Software (nicht) sinnvoll ist

Viele Unternehmen, die mit Objectives and Key Results (OKR) arbeiten, ziehen es zumindest in Betracht, OKR Software zu nutzen. Obwohl ein dediziertes Tool tatsächlich einige Dinge bei der Arbeit mit OKRs vereinfachen kann, sollte die Entscheidung nicht vorschnell fallen. Nicht immer bietet OKR Software einen echten Mehrwert und in manchen Fällen kann sie die tägliche Arbeit sogar unnötig verkomplizieren. Ein Excel Template oder ein Google Sheet ist häufig ausreichend, um langfristig erfolgreich mit OKRs zu arbeiten.

‍

OKR Software verkompliziert ein einfaches Framework

OKRs sind nicht kompliziert umzusetzen. Ziele müssen klar formuliert und einfach zu verstehen sein, um Mitarbeiter zu motivieren und an einem Strang ziehen zu lassen. Auch im Sinne von Alignment und teamübergreifender Zusammenarbeit ist es wichtig, Ziele für alle Mitarbeiter der Organisation verständlich zu machen. So lässt sich gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter weiß, wie seine Arbeit auf strategische Ziele einzahlt. Daher sollte es zu denken geben, wenn ein Excel Template oder ein Google Sheet nicht ausreicht.

Nicht noch ein Tool

Jeder Mitarbeiter nutzt bereits täglich mindestens eine handvoll Programme für E-Mails, Kommunikation, Projektmanagement oder Zeiterfassung. Ein zusätzliches Tool für OKRs kann schnell als ein zusätzlicher Zeifresser wahrgenommen werden. Da die erfolgreiche Anwendung von OKRs und der Software vom Engagement der Mitarbeiter abhängt, kann es sogar hinderlich sein, wenn Mitarbeiter OKRs als zusätzliche Last empfinden. Deshalb ist es auch nicht empfehlenswert, die Einführung von OKRs von Beginn an mit einer Software zu begleiten. Wenn Mitarbeiter ihre Ziele nur sporadisch festhalten, ist das Projekt bereits von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Gerade für Anwender, die noch keine oder wenig Erfahrung mit OKRs haben, sollte der Umgang daher so einfach wie möglich sein.

OKR ist nicht gleich OKR

Objectives and Key Results ist ein Framework, das Unternehmen mitunter sehr unterschiedlich auslegen oder anpassen. Dabei variieren verschiedene Kernaspekte, wie Anzahl und Frequenz verschiedener Meeting-Formate, Länge des OKR Zyklus oder unterschiedliche Definitionen für Jahres- oder Quartals-OKRs. Eine OKR Software kann Dinge unnötig kompliziert machen, wenn sie sich nicht, oder nur teilweise, auf individuelle Abweichungen einstellen lässt. Google behalf sich pragmatischerweise damit, seine eigene OKR Software zu entwickeln, die speziell auf die internen Bedürfnisse zugeschnitten war.

‍

Der Erfolg oder Misserfolg von OKRs hängt nicht davon ab, ob eine OKR Software im Einsatz ist oder nicht. Die Herausforderung liegt eher darin, das Framework zu internalisieren, um die Vorteile wie Autonomie, Dezentralisierung und Adaptivität für maximale Wertschöpfung umzusetzen. Dennoch gibt es eine Reihe von Gründen, wieso eine OKR Software in der Umsetzung Mehrwert bietet.

OKR Software unterstützt Skalierung

Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern rollen OKRs üblicherweise sukzessive und nicht ganzheitlich aus. Aus einer initialen Testgruppe heraus skalieren sich die Abläufe nach und nach über andere Teams, Abteilungen und Bereiche. Dies führt zwangsläufig zu Herausforderungen im Hinblick auf Kommunikation, Transparenz und Zusammenarbeit, wenn Teams mit verschiedenen Reifegraden auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Während manche bereits daran gewöhnt sind, sich regelmäßig über Initiativen auszutauschen, fällt es anderen noch schwerer, über ihre eigenen Silos hinaus zu arbeiten oder neue Routinen zu entwickeln. Das erschwert die Bildung von Synergien und erhöht die Gefahr von Doppelarbeit.

Eine OKR Plattform bietet einen zentralen Knotenpunkt, um Verantwortlichkeiten und gemeinsame Ziele darzustellen. Mitarbeitern fällt es dadurch leichter, das große Ganze im Auge zu behalten und zu verstehen, wie ihre Arbeit auf gemeinsame Ziele einzahlt. Initiativen und Fortschritte teamübergreifend zu dokumentieren, verhindert Doppelarbeit und sorgt durch Transparenz für bessere Zusammenarbeit. Nicht zuletzt helfen Benachrichtigungen zu Check-Ins oder anderer Meetings denjenigen, die noch nicht lange mit OKRs arbeiten, die verschiedenen Abläufe zu internalisieren. Das verbessert die Zusammenarbeit mit den erfahreneren Teams und bewahrt den Fokus.

Fokus durch Integrationen mit anderen Tools

Die meisten Mitarbeiter nutzen bereits diverse Programme für E-Mails, Kommunikation, tägliche Aufgaben, Projektmanagement oder Zeiterfassung.  Spreadsheets oder eine Confluence-Seite sind daher nur ein weiteres zusätzliches Tool, welches das Engagement und damit auch die Akzeptanz für OKRs von Anfang an senkt.

Eine OKR-Plattform hingegen ermöglicht es Ihnen, OKRs ohne signifikanten Mehraufwand in Ihre tägliche Tool-Landschaft zu integrieren. So können User OKRs zu einem festen Bestandteil ihres Arbeitsalltags machen. Die Integration von Jira beispielsweise ermöglicht die Verknüpfung operativer Aufgaben mit Key Results und folglich auch mit den strategischen Zielen. Zudem können sie Jira-Probleme entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie priorisieren und festlegen. Außerdem erhalten Mitarbeiter einen Überblick über den Fortschritt ihrer Ziele während der täglichen Arbeit. 

Durch gezieltes Tracking kann eingesehen werden, wie viel Zeit die User für strategische Ziele aufwenden und wie viel Zeit sie für andere Themen aufwenden. So wird deutlich, ob Teams ihre Kapazitäten optimal einsetzen. Die Integration der OKR-Plattform in ein Kommunikationstool wie MS Teams macht es außerdem einfacher, die Ziele in der täglichen Arbeit präsent zu halten.

Mehrwert durch Analytics

Einer der Gründe für die zunehmende Popularität von OKR ist die Möglichkeit, datenbasierte Erkenntnisse schnell umzusetzen. Daher macht es nur Sinn, auch die Arbeit mit OKRs datenbasiert zu optimieren. Die Informationen zu Abläufen und Prozessen in einer OKR Software bieten granulare Einblicke für Coaches und Führungskräfte. Besonders in komplexen Organisationsstrukturen mit einer hohen (und vielleicht wachsenden) Zahl an Nutzern, lässt sich die Arbeit mit OKRs laufend analysieren und verbessern.

Während der Drafting-Phase können fortgeschrittene OKR-Plattformen bereits proaktiv die Qualität der Key Results prüfen. Gibt es zu viele binäre KPIs oder Meilensteine, lassen sich diese schnell überarbeiten. Gleichzeitig lässt sich Alignment sowie die Qualität und Anzahl der Ziele überprüfen, die auf die strategischen Ziele einzahlen. Somit werden mögliche Probleme in der Umsetzung bereits im Keim erstickt.‍

‍Während des Zyklus hilft eine OKR Software dabei, den Fortschritt der Ziele im Auge zu behalten und den Fokus zu bewahren. Das Level an Engagement, das Check-In-Verhalten der Teams und der Fortschritt der Ziele sind dabei wichtige Indikatoren. Nach Ablauf des Zyklus lassen sich aus dem Vergleich mit früheren Zyklen wichtige Erkenntnisse über den Fortschritt im Umgang mit OKRs ziehen.

‍

Es braucht nicht zwingend eine OKR Software, um OKRs zu begleiten - schon gar nicht bei der Einführung. Trotzdem gibt es Szenarien, in denen sie die bestehende OKR-Praxis bereichern kann. Im Umfeld einer groß angelegten Transformation, in der eine wachsende Anzahl an Mitarbeitern nutzen, kann sie viele Dinge vereinfachen. Analysen und messbare Daten helfen bei der erfolgreichen Skalierung und liefern Anknüpfungspunkte, um laufend zu optimieren und Erfolge sichtbar zu machen. Und letztlich ist es genau das, worum es beim Einsatz von OKRs geht.