Bedürfnisse am Markt ändern sich täglich, weshalb Dienstleistungen oder Produkte ebenfalls schnell angepasst werden müssen. Doch bei aller Agilität können gewisse strukturelle Vorgaben innerhalb von Prozessen eine wertvolle Hilfe sein, um diese mit einer gewissen Professionalität anzugehen. Ein Konzept, welches sich dahin gehend auszeichnet, ist der PDCA-Zyklus. Wir sagen dir, wie er funktioniert, wobei er deinem Unternehmen hilft und ob er auch für den schnellen Erfolg geeignet ist.
Der PDCA-Zyklus, vielen Menschen auch als Deming-Kreis oder Deming-Zyklus bekannt, ist ein Konzept, um einen andauernden Verbesserungsprozess zu erreichen – sowohl in der Produktentwicklung als auch in der Ursachenanalyse von Fehlern. Dabei besteht der PDCA-Zyklus aus vier sich ständig wiederholenden Phasen: Plan, Do, Check, Act – also planen, ausführen, überprüfen und anpassen. Die besondere Stärke des PDCA-Zyklus ist die einfache Anwendbarkeit. Dabei ist der Zyklus stets auf eine langfristige Anwendung ausgelegt, um nachhaltig das eigene Qualitätsmanagement im Unternehmen zu verbessern, anstatt kurzfristige Erfolge zu erzielen.
Die Herkunft des PDCA-Zyklus geht 400 Jahre zurück, bis zur Zeit von Galileo und Francis Bacon, die damals bereits für ihr induktives Lernen bekannt waren. Die Form, wie wir sie heute kennen, wurde in den 1930er-Jahren vom Physiker Andrew Shewhart entwickelt – unter dem Namen Shewhart-Cycle. Dieser wurde anschließend durch Edwards Deming weiterentwickelt und nach dem Zweiten Weltkrieg unter anderem von japanischen Unternehmen während der Jahre des Wiederaufbaus angewendet.
Der Unterschied von PDCA und PDSA
Neben dem PDCA-Zyklus existiert noch eine weitere und ähnlich klingende Vorgehensweise – der PDSA-Zyklus. In diesem Fall wird die Phase „Check“ durch „Study“ ersetzt. Zurückzuführen ist das auf Edward Deming, der die Phase „Check“ damals ablehnte, weil er die Methode dadurch als missverstandene Modifikation seiner Idee betrachtete. Für ihn ging es nicht darum, einen Abgleich zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand zu prüfen. Vielmehr ging es ihm darum, aus den erlangten Auswertungen zu lernen und so die Qualität der Prozesse nachhaltig zu verbessern. In seiner Vorstellung kann man die bildliche Darstellung der Methode also eher als Spirale statt als Kreis betrachten, die sich stetig weiter dreht.
Die vier Phasen haben innerhalb des PDCA-Zyklus ihren festen Platz und werden nicht verändert.
- Plan
Innerhalb dieses Schrittes findet die Analyse sowohl der aktuellen als auch der gewünschten Situation statt. Dabei werden Verbesserungspotenziale identifiziert und entsprechende Maßnahmen abgeleitet, die dazu führen sollen, das gewünschte Ziel zu erreichen.
- Do
Anschließend werden die vorab geplanten Maßnahmen in den entsprechenden Abteilungen umgesetzt.
- Check
Daraufhin werden die Ergebnisse der Maßnahmen ausgewertet, um zu kontrollieren, ob diese zum gesetzten Ziel geführt haben oder nicht.
- Act
Haben die Maßnahmen zu einem zufriedenstellenden Ergebnis geführt, werden diese als Standard für die Zukunft festgesetzt. Maßnahmen, die nicht oder nicht ausreichend zum gewünschten Ziel geführt haben, werden als Ausgangspunkt festgelegt, um den Zyklus zu wiederholen, bis das Ziel erreicht wird.
Trotz seines hohen Alters findet der PDCA-Zyklus auch heute noch immer seinen Weg in die Prozesse von Unternehmen und Organisationen. Auch in Verbindung mit anderen Maßnahmen kommt der Deming-Kreis vor – etwa bei der Verwendung des OKRs.
Bei OKR handelt es sich um eine Zielsetzungsmethode für Unternehmen, die auf allen organisatorischen Ebenen verwendet wird. Die Abkürzung setzt sich zusammen aus O = Objectives, die das Werteversprechen für interne und externe Kunden bilden und KR = Key Results, den Messungen, ob das definierte Werteversprechen erreicht wurde.
Bei der Verwendung des OKR-Zyklus von Workpath durchläuft ein Unternehmen ebenfalls einen Zyklus, der mit dem des PDCA-Kreis vergleichbar ist.
In Anlehnung an die vier Phasen des Deming-Kreises sehen die einzelnen Schritte des OKR-Zyklus wie folgt aus:
PDCA-Kreis im Workpath Goal Cycle
Bevor die Implementierung des OKR-Frameworks beginnt, werden von der Unternehmensführung die Prioritäten für das kommende Quartal bekannt gegeben, die eine grobe strategische Richtung vorgeben. Anschließend folgt die erste Phase des Kreises.
- Plan = Team OKR Drafting
Wir erinnern uns, dass im ersten Schritt des PDCA-Kreises die Analyse der angestrebten Situation und die entsprechenden Maßnahmen definiert werden. Im Kontext der OKR-Implementierung bedeutet es, dass die einzelnen Teams und Abteilungen ihre eigenen Ziele definieren und wie sie ihren Teil zu den kommunizierten Prioritäten beitragen können. An der Stelle werden auch die unterschiedlichen OKRs geschrieben, was zu den wichtigsten Aufgaben während der Zyklus gehört, da gut geschriebene Objectives und Key Results über Erfolg und Misserfolg entscheiden können.
In folgenden Alignment Workshops besprechen alle verantwortlichen Personen aus den jeweiligen Teams gemeinsam die vordefinierten OKRs, um diese genauer zu priorisieren und gewisse Abhängigkeiten identifizieren. Daraufhin werden in den Teams die finalen OKRs formuliert.
- Do = OKR Kick-off
Anschließend werden die finalen OKRs allen Mitarbeitenden präsentiert und die Arbeit aufgenommen. Der Fokus während des gesamten Quartals liegt von da an auf den Aufgaben, die auf das definierte Objective einzahlen. Zwischendurch finden in kurzen Meetings regelmäßige Updates statt, um auf kurzem Wege über Erkenntnisse und Unterstützungsmöglichkeiten zu sprechen.
- Check = Retrospektive und Review
Daraufhin werden in der Retrospektive die Prozesse um die OKRs besprochen und wie diese verbessert werden können. Zwei Wochen vor dem Ende des Zyklus werden im Review alle Fortschritte sowie Erfolge erfasst und ausgewertet. Möchtest du mehr über die Unterschiede zwischen Retrospektive und Review erfahren? Dann lies hier weiter.
- Act = Anpassung der Prioritäten und OKRs
OKRs, die nicht das vorab definierte Ziel erreicht haben oder Prozesse, die eine gewisse Aufmerksamkeit benötigen, werden in den darauffolgenden OKR-Workshops genutzt, um für den nächsten Zyklus neue Prioritäten und OKRs zu definieren, woraufhin dieser anschließend beginnt.
Der PDCA-Zyklus bringt eine Vielzahl an Vor- und Nachteilen mit sich, die sich Organisationen vor der Integrierung in ihre Arbeitsprozesse bewusst sein sollten, um nicht etwas anderes zu bekommen, als man erwartet hat.
Vorteile des PDCA-Zyklus
- Integration aller Mitarbeitenden
Kommt in einer Organisation der PDCA-Zyklus zum Einsatz, werden automatisch alle Mitarbeitenden in das Projekt mit einbezogen. Dies wirkt sich positiv auf die Teamchemie und das Zugehörigkeitsgefühl aus.
- Vielseitig anwendbar
Hinzu kommt, dass der Zyklus vielseitig anwendbar ist. Nicht nur die Behebung von Problemen kann mithilfe des PDCA-Zyklus vereinfacht werden. Auch in der Produktherstellung kann das Konzept zum Einsatz kommen und sowohl für die Produktion als auch die Qualitätskontrolle angewendet werden.
- Unbegrenzte Anwendung
Ferner ist eine unbegrenzte Anwendung von PDCA möglich. Sobald ein Zyklus beendet ist, wird durch die vierte und letzte Phase direkt die Grundlage für einen neuen Zyklus geschaffen, was wiederum eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse führt.
Nachteile des PDCA-Zyklus
Jedoch ist auch beim PDCA nicht alles perfekt, weshalb es ebenfalls negative Punkte zu beachten gilt, bevor man sich für eine Verwendung des Konzepts entscheidet.
- Ein festes Prinzip
Zuallererst funktioniert der PDCA-Zyklus nach einem festen Prinzip und bietet wenig bis keinerlei Spielraum für etwaige Variablen in der Umsetzung.
- Langsamer Fortschritt
Hinzu kommt, dass aufgrund der vier unterschiedlichen Phasen der Fortschritt nur sehr langsam voranschreitet und keine schnellen Ergebnisse erwartet werden dürfen.
- Benötigt viel Zeit
Daher muss auch viel Zeit einkalkuliert werden – besonders, was die gesamte Planungs- und Analysearbeit betrifft. Wirkliche Handlungen finden verhältnismäßig nur sehr wenig statt. Wird zu viel Zeit für Analyse gebraucht, drohen Projekte schnell stillzustehen.
Was ist unter PDCA zu verstehen?
Der PDCA-Zyklus ist ein Konzept für andauernde Verbesserungsprozesse. Angewendet wird PDCA hauptsächlich in der Produktentwicklung und in der Ursachenanalyse von Fehlern. Dabei besteht der PDCA-Zyklus aus den vier Phasen Plan, Do, Check, Act, die nacheinander in fester Reihenfolge durchlaufen werden, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.
Was ist der Unterschied zwischen PDCA und PDSA?
Der Unterschied zwischen PDCA und PDSA liegt einzig darin, dass anstatt der dritten Phase „Check“ die Phase „Study“ eingeführt wird. Zurückzuführen ist dies auf einen der Entwickler der heutigen Konzept-Version, Edwards Deming. Dieser lehnte die Check-Phase ab, da es ihm dabei eher um den Lerneffekt und die daraus resultierende Qualitätssteigerung ging, anstatt um den Vergleich zwischen dem Ist- und dem Soll-Zustand.
Wofür stehen die einzelnen Phasen im Zyklus?
Plan steht für die anfängliche Analyse der aktuellen Situation und der gewünschten Zielsituation. In der zweiten Phase „Do“ werden die vorab geplanten Maßnahmen für die Zielerreichung umgesetzt. Anschließend werden die Ergebnisse aus den Maßnahmen in der „Check“-Phase kontrolliert, ob diese zum Ziel geführt haben oder nicht. In der letzten Phase „Act“ werden die zufriedenstellenden Ergebnisse als Standard festgelegt und die nicht ausreichenden Befunde als Ausgangspunkt für den folgenden Zyklus aufgestellt.
Was sind die Vor- und Nachteile von PDCA?
Zu den Vorteilen zählt unter anderem die Integration aller Teammitglieder in einem Unternehmen, was sich zusätzlich positiv auf die Stimmung innerhalb der Organisation auswirkt. Weiterhin ist PDCA vielseitig und unbegrenzt anwendbar. Es ist sowohl für die Fehleranalyse als auch für die Produktherstellung nützlich und kann nach Abschluss der letzten Phase stets wieder von vorne begonnen werden. Nachteile von PDCA sind vorrangig die feste Struktur der Phasen, die keinen Spielraum für eigene Ideen oder Variablen lassen und viel Zeit für das Konzept eingeplant werden muss, da sich der Fortschritt wegen der vier Phasen nur langsam einstellt.
