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Retrospektiven sind ein hilfreiches Instrument, um Teams dabei zu helfen, ihre Leistung und Zusammenarbeit von Iteration zu Iteration zu verbessern. Es wird in vielen agilen Prozessen wie beispielsweise im Projektmanagement mit Scrum oder in der Steuerung mit OKRs als Reflektions-Tool verwendet und ist ein wichtiger Prozessschritt für Organisationen, welche mit OKR oder vergleichbaren Frameworks arbeiten.
Eine Retrospektive wird in der Regeln in Form eines strukturierten Team-Meetings durchgeführt. Während diesem Team Meeting reflektieren die Teammitglieder, wie sie effektiver werden können und welche konkreten Maßnahmen durchgeführt werden müssen, um Verhalten und Prozesse entsprechend anzupassen. Auch Möglichkeiten zur Verbesserung der Zusammenarbeit sollten untersucht werden. Organisationen, welche dieses Alternieren zwischen Reflektion und Verbesserung erlauben, stärken die Kollaboration in Teams, ein kontinuierliches Lernen sowie Entwicklung und positionieren sich, um schnell und wirksam auf ständige Veränderungen und die Dynamik heutiger Märkte und Ökonomien zu reagieren.
Wie können Organisationen ihre Retrospektiven jedoch konkret gestalten, sodass sich der zeitliche Aufwand auch in mehr Effizienz, Effektivität und schließlich in einer besseren Steuerung sowie mehr Anpassungsfähigkeit und Agilität auszahlen? Das haben wir von Workpath Dir im Folgenden festgehalten.
Was sollten Deine agilen Retrospektiven beinhalten?
Das Ziel einer Retrospektive ist aus der Vergangenheit zu lernen, was in der Zukunft besser gemacht werden kann. Daher sollte Dein Team in ihrer Retrospektive die wichtigsten Team- und Arbeitsprozesse diskutieren. Sie sollten über die Angemessenheit und Einhaltung von Zeitplänen rede, über ihre Meeting-Rhythmen, Check-Ins und andere Regeln. Diese Diskussionen sollten Möglichkeiten aufdecken, wo und wie Prozesse zum besseren angepasst und ausgefeilt werden können. Es ist eine Möglichkeit für jedes Team die Rahmenbedingungen ihrer Kommunikation, Arbeit und Zusammenarbeit zu optimieren.
Hierbei ist es wichtig, sich hier nicht nur auf auffindbaren Fakten zu versteifen sondern auch den Gedanken und Gefühlen von Kollegen hinsichtlich des letzten Zyklus Beachtung zu schenken. Nur durch die Kombination dieser harten und weichen Faktoren kannst Du wirklich wertvolle Insights gewinnen. Diese werden Dir dann dabei helfen, herauszufinden welche Learnings man aus dem letzten Zyklus ziehen kann. Um dies zu ermöglichen, solltest Du jedoch die richtigen Rahmenbedingungen schaffen und durchdenken, wie Du deine Retrospektive gestalten möchtest, um die richtige Atmosphäre für einen reibungslosen, vertrauensvollen und offenen Erfahrungsaustausch zu schaffen.
Wie Du Deine Retrospektiven strukturieren kannst
1. Die Einführung und das Schaffen richtiger Voraussetzungen
Eine durchdachte Einführung wird Dir dabei helfen, Dich reibungslos in die Retrospektive einzufinden. Du willst hierbei den Fokus Deines Teams auf das Wesentliche lenken und die richtige Atmosphäre schaffen, in welcher Teilnehmer sich wohlfühlen sich zu öffnen und gleichzeitig Respekt für die Meinungen und Gedanken anderer zeigen. Einige erreichen das durch kleine Teambuilding Aufgaben. Da jede Unternehmenskultur jedoch unterschiedlich und jedes Team aus einzigartigen Individuen zusammengesetzt ist gibt es keine Musterlösung. Probiere verschiedene Dinge aus und beobachte, welche Einführung es schafft, dass Dein Team sich am besten einfindet.
2. Daten sammeln
Wie bereits erwähnt, möchtest Du alle harten wie auch weichen Faktoren sammeln, die einen potenziellen Einfluss auf Deine Prozesse haben. Daher solltest Du deinem Team erlauben und es dabei unterstützen, Fakten wie auch Gedanken und Gefühle zu sammeln. Emotionale Reaktionen auf bestimmte Situationen oder Erfahrungen sollten man nicht einfach ignorieren. Sie können ebenfalls wichtige Einblicke liefern. Ein Ansatzpunkt kann das Analysieren und Diskutieren der Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten Deines Teams sein.
3. Insights generieren
Versuche Deine Diskussionsthemen zu priorisieren. Nicht jede kleine Schwierigkeit ist ein Problem, das dedizierte Aufmerksamkeit benötigt. Falls Dir die Entscheidung der relevantesten und wichtigsten Themen schwer fällt, versuche, ob Methoden wie Punktesysteme helfen. Was Du in diesem Schritt der Retrospektive tatsächlich erreichen willst, ist die Ursachen Deiner Probleme zu erforschen. Denn schlussendlich willst Du nicht nur Symptome behandeln, sondern das Problem bei der Wurzel packen.
4. Entscheiden, was zu tun ist
Sicherlich willst Du nicht nur große Reden schwingen sondern das Gesagte auch in die Tat umsetzen. Daher musst Du Dich auf konkrete Maßnahmen festlegen, welche Du von Deinen Insights ableiten konntest. Versuche klar und deutlich zu machen, was Du erreichen möchtest und mache Dein Handeln messbar. Wenn deine Organization das Objectives und Key Results Framework verwendet, überlege Dir wie du deine Maßnahmen gegebenenfalls in prägnante Key Results verwandeln kannst. Versuche jedoch stets, realistisch zu bleiben. Sei ehrlich mit Dir selbst hinsichtlich dem, was Du in der nächsten Iteration tatsächlich erreichen kannst. Es gilt das Credo: lieber wenige Dinge richtig machen als viele Dinge halbherzig.
5. Closing
So wichtig wie eine gute Einführung ist auch ein gutes Closing der Retrospektive. Biete Deinen Teammitgliedern die Möglichkeit das Diskutierte setzen zu lassen, sodass sie so reibungslos wie möglich zu ihrer Arbeit zurückkehren können. Du kannst kurze Feedbackrunden oder eine abschließende Frage verwenden, um Deine Retrospektive abzurunden und die Teilnehmer der Retrospektive wieder auf einen frischen Start vorzubereiten.
Retrospektiven vorbereiten
Jeder Teilnehmer sollte sich ausreichend Zeit nehmen, darüber nachzudenken, was er zur Retrospektive beitragen möchte. Kurze Notizen können dabei helfen, dass die wichtigsten Punkte in der Diskussion später nicht vergessen werden. Eine grobe Agenda, welche durch den Facilitator oder Koordinator der Retrospektive erstellt wurde kann dabei helfen, das Meeting möglichst effektiv und fokussiert zu gestalten.
Wichtig ist, Retrospektiven in einer adäquaten Frequenz anzusetzen, sodass möglichst aktionsnah gearbeitet werden kann und sich Teilnehmer noch umfassend an das Geschehene erinnern. Nur mit einer angemessenen Frequenz bleiben umgesetzte Maßnahmen der vorherigen Iteration messbar und bewirken die erwünschte dynamische Anpassung und hohe Reaktionsfähigkeit.
Häufige Fehler
Behandle Retrospektiven als essentiellen Teil Deiner Prozesse. Sie sollten daher beispielsweise nicht auf einen Freitag Nachmittag gelegt werden, da dann in der Regel keine nützlichen Ergebnisse erzielt werden können. Zudem passiert es häufig, dass der Fokus in hitzigen Diskussionen verloren geht. Oder, dass Retrospektiven in offenen Feedback oder Planungsrunden enden. Dies wird nicht dabei helfen, wichtige Schritte in Richtung des Ziels der Prozessverbesserung zu gehen, um die Leistung deiner Organisation zu steigern.
Eine weitere Herausforderung ist es, die richtige Atmosphäre und das richtige Mindset für alle Teilnehmer zu schaffen. Retrospektiven sollten keine Möglichkeit sein, andere zu kritisieren und für Fehler verantwortlich zu machen. Sie sollten eher dazu dienen, die Leistung der letzten Iteration objektiv zu untersuchen, zu überdenken und zu reflektieren, welche Schritte daraus für Verbesserungen in der Zukunft ableitbar sind.
Fazit
Wenn man den eigentlichen Zweck von Retrospektiven im Blick behält, einer klaren Struktur folgt und das richtige Umfeld für sicheren und vertrauensvollen Austausch schafft, ist die Retrospektive ein mächtiges Werkzeug Unternehmensleistung wie auch Agilität voranzutreiben.
Der konstante Lernprozess, welcher durch die Retrospektive gefördert wird, erlaubt Organisationen die Ursachen aktueller Probleme zu verstehen, anzugehen und schnell auf jegliche Veränderungen zu reagieren, welche das Unternehmen betreffen (könnten). Die Diskussionen der Retrospektive werden gegenseitiges Verständnis und eine bessere Zusammenarbeit unter Kollegen fördern. Und schließlich und endlich kann so ein Prozess kontinuierlicher Verbesserung etabliert werden.
