Erfahre mehr über Workpath

3 Schritte zum OKR-Erfolg: Set, Align & Achieve

Arbeit 4.0InsightsOKR EinführungZielmanagement

Ein Gastbeitrag von OKR-Experte Felipe Castro – über die 3 Schritte zum OKR-Erfolg

Schon lange unterstütze ich Unternehmen bei der Implementierung von OKRs und helfe, das Verständnis und den Umgang mit agilen Zielmanagementsystemen in Organisationen zu transformieren. Mit jeder neuen Einführung erlebe ich den positiven Einfluss dieser Transformationen. Funktionale Silos werden durch besser abgestimmte Teams ersetzt, statische Jahresziele verwandeln sich in adaptive und regelmäßig reflektierte Teilziele. Gleichzeitig bringen OKRs engagierte und motivierte Mitarbeiter hervor, die den Sinn und Zweck ihrer Arbeit verstehen. Relevanten Geschäftskennzahlen anderer Abteilungen und des Unternehmens im richtigen Kontext zu sehen und zu verstehen, führt zu einer besseren Zusammenarbeit.

Durch meine Begleitung unzähliger Unternehmen habe ich schon früh die Muster erkannt, welche wiederholt zum Scheitern von OKRs führen. Diese Anti-Pattern erscheinen zunächst vorteilhaft. Resultieren jedoch schnell in negativen Konsequenzen. Sie lassen sich in drei Kernbereiche untergliedern:

  • Schlechte Formulierung von OKRs. Häufig werden OKRs wie eine Liste von To-Dos behandelt, die in einer übermäßigen Anzahl von Key Results resultiert und nur schlecht umsetzbar ist. Dem Team fehlen konkrete Anhaltspunkte die Ziele zu erfüllen.
  • Erstellen von Silo-OKRs. Teams, die ihre OKRs ohne Absprache mit anderen Teams entwickeln, produzieren häufig kollidierende Ziele sowie schlechtere Ergebnisse.
  • “Ziele setzen und vergessen”. OKRs wie Neujahrsvorsätze zu behandeln, wird zum selben Ergebnis führen: eine Liste verdrängter und nicht erreichter Ziele.

Romantic OKR: Die verträumte Sicht auf OKRs

Unglücklicherweise existiert eine große Anzahl schlechter Ratschläge zum vermeintlich erfolgreichen Umgang mit OKRs.

Genauer gesagt findet man immer wieder eine romantisierte Sichtweise auf OKRs vor. In dieser sollen Zielprozesse und -kommunikation wie von Zauberhand einfach funktionieren. Das scheinbar vorrangige Ziel liegt weniger darin, einen echten Mehrwert zu schaffen, als vielmehr in dem Wunsch “to be more Googley”. Diese Sichtweise ist zwar alles andere als zielführend und sinnvoll, wird jedoch immer wieder durch Berater, Publikationen und sogar durch Google selbst so propagiert.

In “Romantic OKR” zählt die Qualität von OKRs oft nicht. Dafür lautet ein häufiger Rat: schreibe was auch immer du willst, selbst wenn das Ziel lautet: “Esse 5 Erbsen.” Tatsächlich ein echtes Beispiel von Google’s re:Work website. Abgleich und Anpassung zwischen den Teams gilt hier dann auch regelmäßig nur als Anhängsel. Warum sollte man sich damit plagen?

Auch habe ich schon den Ratschlag gehört, OKRs innerhalb der ersten beiden Quartale zwischen den Teams noch nicht zu koordinieren und abzustimmen. Dies sei schlichtweg “ein zu großer Aufwand für den Einstieg”. Bei fehlendem Abstimmen von OKRs ist ein Scheitern ihrer Verantwortlichen jedoch vorprogrammiert. Unternehmen können vom entscheidenden Mehrwert von OKRs nicht profitieren und gefährden durch nicht geklärte Interdependenzen gar das Erreichen der gesetzten Ziele und eine erfolgreiche Adaption von OKRs.  

In Romantic OKR gibt es außerdem keinen Bedarf, OKRs laufend zu besprechen und zu verfolgen. Die Devise lautet: definiere OKRs einfach zu Beginn des Quartals und bewerte sie dann am Ende. So als würde der Silicon Valley-Feenstaub die Erreichung dieser Ziele schon regeln. Hierbei handelt es sich um das “Setze Ziele, Vergesse und Bewerte sie”-Modell.

Diese romantische Sichtweise auf OKRs weist eher wenig Gemeinsamkeiten mit dem realistischen Ansatz des Modells auf. Daher ist es umso wichtiger für mich, konstruktive Ratschläge zu geben und gleichzeitig das Bewusstsein für sogenannte Anti-Pattern zu schärfen. So kann das unnötige Wiederholen dieser Fehler vermieden werden.

Der “Set, Align, Achieve”-Zyklus

Für eine erfolgreiche Anwendung von OKRs ist es wichtig, die romantische Sichtweise  zu überkommen und den Fokus auf jene Herausforderungen zu richten, die es bei der Implementierung des Systems zu beachten gilt. Vor diesem Hintergrund habe ich eine Methode entwickelt, die als Guideline für die erfolgreiche Einführung von OKRs dienen kann. Der Set, Align, Achieve Zyklus:

Dieser Zyklus basiert auf zwei wesentlichen Annahmen:

  1. Um erfolgreich mit Zielen zu arbeiten, ist über die reine Formulierung hinaus erforderlich diese mit Unternehmenszielen und den Zielen anderer Teams abzustimmen und gegebenenfalls anzupassen. Anschließend sollte systematisch auf deren Erreichung hingearbeitet werden. Aus diesem Grunde ist es unsere Aufgabe, die Kommunikation, die wir dabei pflegen zu überdenken.  Menschen reden über Zielsetzungen als wären Ziele alles, was es notwendigerweise zum Erfolg bedarf. Selbst die anerkanntesten Forscher dieses Bereiches, Edwin Locke und Gary Latham, nannten ihre Forschungsarbeit schlicht: “die Zielsetzungstheorie”.
  2. Ein starrer, linearer Ansatz kann in einem komplexen und dynamischen Umfeld unmöglich zum OKR-Erfolg führen. Die Fähigkeit zur Anpassung und Weiterentwicklung (basierend auf den eigenen Lernerfahrungen) ist die wichtigste Voraussetzung, um mit den Unsicherheiten und Herausforderungen heutiger Märkte umgehen zu können. Daher handelt es sich auch um einen iterativen Ansatz, der Flexibilität gewährleisten soll.

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte dieser Methode näher erläutert:

Ziele setzen (Set)

Effektive OKRs von hoher Qualität zu definieren ist der wesentliche erste Schritt. Agile Ziele sollten folgenden Kriterien entsprechen:

  • Nützlich: OKRs sollten einen klaren Mehrwert für einen Kunden schaffen. Ud nicht eine bloße Liste von To-Dos widerspiegeln. Der Fokus sollte daher auf kunden- und wertorientierten Key Results mit klarem Output liegen.
  • Ansprechend und Motivierend: Der Prozess der OKR-Formulierung sollte die Kreativität und die individuelle Perspektiven der Mitarbeiter adressieren. Die Ziele selbst sollten inspirierend, aktivierend und nicht gleichgültig sein.
  • Umsetzbar: Das Team sollte die zugrundeliegenden, beeinflussbaren Metriken verstehen und die Beziehungen zwischen den einzelnen Zielen kennen. Ein Team, das nicht versteht wie ein Key Result umgesetzt werden kann, wird nicht erfolgreich sein.

Koordination der Ziele (Align)

Der traditionelle Ansatz, Ziele zu kaskadieren setzt auf die vertikale Koordination. Jeder Mitarbeiter gleicht seine Ziele einfach mit dem Vorgesetzten ab. Dieses starr hierarchische Modell neigt jedoch dazu Silos zu begünstigen. Das rührt daher, da Teams nicht mehr miteinander kommunizieren und die horizontale Abstimmung oftmals vernachlässigt wird.

Teamübergreifender Abgleich von Zielen passiert jedoch nicht einfach so. Es bedarf eines strukturierten Ansatzes der neben der vertikalen Kommunikation mit Vorgesetzten eine horizontale Kommunikation zwischen Kollegen sicherstellt. Dies wird im zweiten Schritt “Koordination” adressiert. Nach dem ersten Entwurf der OKR-Sets sollte jedes Team folgende Punkte  berücksichtigen:

  • Identifikation von Interdependenzen
  • Entwicklung gemeinsamer OKRs
  • Sicherstellung von vertikalem und horizontalem Zielabgleich

Während dieses Abgleichprozesses sollte jedes Team die vorgeschlagenen OKRS mit seinem Vorgesetzten besprechen. Hierbei kann der Vorgesetzte die Rolle eines moderierenden Coaches einnehmen und das Team bei der Optimierung ihrer OKRs zu ermutigen und zu unterstützen.

Es ist außerdem wichtig, OKRs in Folge dieses Abgleichs erneut zu überprüfen, da sich oft neue Ideen als auch Einsichten in die Dynamik und Wirkung der Ziele und ihrer Abhängigkeiten ergeben.

Aus diesem Grund ist ein iterativer Prozess zwischen Zielsetzung und Zielabgleich entscheidend:

Zielerreichung (Achieve)

Ziele und Zielvereinbarungen sind oftmals kein Teil des organisationalen Alltags. Menschen nehmen sie häufig als eine Verpflichtung wahr, die es zusätzlich zur eigentlichen Arbeit zu erledigen gilt. Erfolgreiche Teams begreifen dies jedoch anders. Sie nehmen OKRs als wesentlichen Teil ihrer Arbeit wahr. Dadurch werden OKRs ein essentieller Bestandteil ihres Arbeits- und Organisationsmodells.

Damit dies gelingen kann sollten Teams nach der Zielsetzung und dessen Abgleich daran arbeiten dieses auch zu erreichen. Dafür ist es wichtig, diese kontinuierlich zu besprechen und Fortschritt daran zu aktualisieren.

Der Kern dieses Prozesses sind die sogenannten OKR Check-ins. Wöchentliche Meetings, in denen OKRs aktualisiert, abgeglichen und die wöchentlichen Aufgaben danach priorisiert und eingeplant werden. Dadurch werden strategische Ziele, OKRs, operationalisiert und so mit der tatsächlichen Arbeit des Teams verbunden. Diese Check-ins in den eigenen Prozess mit aufzunehmen ist daher eine essentielle Voraussetzung, um mit OKRs erfolgreich zu sein. Ziel sollte es sein, nicht noch mehr Meetings zu etablieren, sondern bestehende Formate effizienter, datengetriebener und ergebnisorientierter zu gestalten. Mit einem Fokus auf Wertschöpfung und Kundenwert, statt auf Micromanagement und Kontrolle.

Zusammenfassung

OKR ist kein Allheilmittel. Wie jedes andere Tool auch, kann es falsch angewendet werden. Vor dem Hintergrund meiner Erfahrung mit der Implementierung von OKRs bei unzähligen Kunden bin ich überzeugt, dass mein Modell für Zielsetzung, Koordination (Alignment) und Zielerreichung eine geeignete Methode darstellt um eine nachhaltig erfolgreiche OKR-Implementierung zu gewährleisten. Ich hoffe daher, Sie können von diesem Modell profitieren und so die gängigsten Fehler einer romantischen Sichtweise auf OKRs vermeiden.

Workpath Magazine Header

Abonniere den Newsletter, um regelmäßig exklusive Inhalte und Einblicke zu erhalten.
Newsletter abonnieren